기록물 관리

기록물 정리, 이관, 평가, 폐기, 열람서비스 등 체계적인 기록물관리 업무 수행

작성자 : 운영지원과  남경호  ☎ 044-202-5324

확인자 : 운영지원과   OOO ☎044-OOO-OOOO

업무흐름도			관련근거 및 주요내용
계획 수립			관련 근거	공공기록물 관리에 관한 법률, 시행령, 시행규칙 국가보훈처 기록관 운영규정
			주요내용	① 전년도 현황 평가 - 연도별 사업계획, BSC, 기록관리 현황평가 등 자료 참고 - 현황 분석 및 문제점 발굴 ② 사업 개발 - 국가기록원 기록물관리 지침 참고 - 타기관 기록관리 사례 발굴(예 : 기록관리 선도부처 사례) - DB 구축, 보존환경 개선 등 비일상적 사업 계획 수립 - 이관·폐기·정리 등 일상적 업무에 대한 구체적 사업 계획 수립 ③ 계획 수립 및 보고 - 예산, 인력, 사업수행 시기 등을 고려한 계획 수립 - 연두업무보고 등을 통한 보고 실시 ☞기록관리 업무 추진계획 ☞ 활용팁 1 (①~③)
기록물 정리			주요내용	① 온-나라에서 기록물 정리 실시 - 기록물 정리 관련 교육 및 관련 자료 배포 - 단위과제 카드 종료 처리 확인 ② 종이문서 정리 실시 - 교육 및 관련 자료 배포(편철, 목록작성, 보존용표지 씌우기 등) ③ 기록관으로 기록물 이관 준비 - 온-나라시스템에서 기록관리시스템으로 이관 준비 - 생산현황 데이터 취합 및 국가기록원 제출(5월30일까지) ☞ 활용팁 2 (①~②)
문서고 관리			주요내용	① 문서고 관리 - 일일점검(온습도, 전기시설, 소화장비 등) - 문서고 기록물 정수점검(기록물 존재유무, 파손유무 확인) - 이관/폐기 기록물에 대한 서가 배치/재배치 ☞ 활용팁 3 (①)

< 비일상적 사업이란? >

‣ 대규모 예산/인력 투입 사업

- DB구축, 시스템 구축, 문서고 환경 정비 등 기존 인력/예산으로 처리할 수 없는 사업

<정수점검의 필요성 >

‣ 정수점검은 보존기록물의 수량이 많을수록 인력·시간이 대량 소요

‣ 기록물관리의 기본인 정확한 통계를 위해, 매년 1회 정도 실시 필요

< 기록관리시스템이란? >

‣ 기록관에서 사용하는 시스템으로서 처리과에서 생산/접수된 모든 문서를 이관받아서 관리

- e-나라/온-나라에서 생산, 접수된 모든 문서를 관리(정리, 이관, 폐기 등)

- BRM(기능분류) 체계에 기반한 기록관리

업무흐름도			관련근거 및 주요내용
기록물 이관			주요내용	① 처리과에서 기록관으로 기록물 이관 - 이관 준비 및 교육 실시 - 종이문서, 전자문서 이관(온-나라 → 기록관리시스템) ② 기록관에서 국가기록원으로 기록물 이관 - 이관 대상 기록물 협의(조사 및 확정) - 이관 기록물 목록작성(기록관리시스템) 및 보존상자 수납 - 종이문서 이관, 전자문서 이관(기록관리시스템 → 전문관리시스템) ☞ 활용팁 4 (①~②)
기록물 폐기			주요내용	① 평가심의회 구성 - 평가심의위원 구성(민간위원 2명, 당연직위원 5명) - 2년마다 민간위원 교체 ☞ 민간위원 선정 관련 자료 ② 평가 대상 기록물 선정 - 목록작성 및 대상 기록물 검토 - 주요 기록물에 대한 내용 요약 및 분류 실시 ③ 기록물 평가심의회 실시 - 처리과 의견 조회 및 검토 실시 - 평가심의회 실시(목록 및 관련 기록물 내용 요약 자료 활용) ④ 기록물 폐기 및 재분류 - 폐기업체를 통한 기록물 폐기 실시 및 기록관리시스템 반영 - 보존기간 재분류 기록물에 대한 기록관리시스템 반영 ☞ 활용팁 5 (①~④)
열람/대출 서비스			주요내용	① 기록관리시스템을 통한 기록물 열람/대출 - 기록물 열람/대출 안내 및 교육실시 - 통계 작성 ☞ 열람/대출 관련 신청서식 ☞ 활용팁 6 (①)
현황평가			주요내용	① 기록관리 현황평가 대비 준비 - 국가기록원의 평가기준에 따른 업무추진 및 성과/결과 정리 - 소속기관(5개 지방청)에 현황평가 대비 관련 안내(필요시 교육실시) ② 기록관리 현황평가 자료제출 - 자체평가서 및 증빙자료 작성, 소속기관 평가자료 취합·검토 - 국가기록원 제출(3월31일까지) ③ 국가기록원 실사 및 평가점수 조정 - 실사팀 방문일정 협의 및 실사내용 사전 협의(자료 준비) - 실사를 통한 평가점수 1차 확정 및 이에 대한 이의제기 - 국가기록원 평가부서와 점수 확정 ☞ 활용팁 7 (①~③)
참고자료			① 국가보훈처 기록관리 실무 매뉴얼(2005.7월) ☞ 별지목록
관련 기관			공공	① 국가기록원(www.archives.go.kr)
			민간	① 문헌정보기술

<기록관 이관 대상 기록물>

‣ 처리과에서 생산/접수한 문서(종이/전자)는 모두 다음연도 내에 이관해야 함

<기록물 평가심의회란?>

‣ 문서고에서 보관중인 보존기간 만료 기록물에 대하여, 폐기/보존기간 변경 등을 검토

<기록관리 현황평가?>

‣ 국가기록원에서 매년 공공기관의 기록관리 현황을 평가하며, 그 결과를 국무회의에 보고

☞ 본문

별지 목록

구 분	번 호	제 목	비 고
활용팁	01	활용팁
예시	02	기록관리 현황평가 자료
예시	03	기록관리 업무 추진계획
예시	04	문서고 정수점검 계획
예시	05	기록관의 시설․장비 및 환경 기준
예시	06	기록물 정리 및 이관 교육
예시	07	이관 대상 기록물 조사
예시	08	이관 대상 기록물 확정 및 통보
예시	09	평가심의회 민간위원 선정 관련 자료
예시	10	기록물 평가 계획(2011)
예시	11	폐기 대상 기록물 의견조회
예시	12	기록물 평가심의회 개최(2009)
예시	13	공공기관 폐기문서 수집처리 대행업체 지정
예시	14	기록물 열람/대출 신청서
예시	15	기록물 대출/열람 통계 확인 방법
예시	16	기록관리 현황평가 실적 작성 관련 자료
참고자료	17-0	달라진 사항
관련근거	17	공공기록물 관리에 관한 법률
관련근거	18	공공기록물 관리에 관한 시행령
관련근거	19	공공기록물 관리에 관한 시행규칙
관련근거	20	국가보훈처 기록관 운영규정

<별지 1>

☞ 본문

【활용팁】

☞ 활용팁 1

① 전년도 기록관리 현황 평가

- 실적 위주(BSC 결과, 국가기록원 기록관리 현황평가 결과 등)로 전년도 기록관리 현황을 점검/평가(개선사항, 문제점 등을 분석하여 금년도 사업 계획에 반영)

- 지속적으로 추진 가능한 사업(예산, 인력 부분 점검)을 검토하여 금년도 기록관리 사업에 포함

- 공공기록물관리법에 따라서 매년 국가기록원이 공공기관 기록관리 현황평가를 수행하는 바, 현황평가 결과(점수, 잘한 점, 미흡한 점 등)에 대한 검토 및 분석 실시

② 금년도 기록관리 사업 개발

- 국가기록원 기록물 관리지침을 통해 해당 연도 중점 추진 사업에 대하여 검토

(관리지침이 늦게 나올 수 있으니, 국가기록원 담당자 연락을 통해 사전 입수 필요)

- 타기관 사례의 경우 기록관리 혁신성과 결과, 자체추진 사업 등에 관한 자료(매뉴얼, 보고서, 기타 자료 등) 참고할 수 있으며, 가능한 한 예산, 인력, 사업기간 등 구체적인 내용에 대해 해당 담당자의 노하우를 얻어야 함(‘05년, ’06년, ‘07년 기록관리 혁신 선도부처에서 자체 제작한 업무매뉴얼, 국가기록원에서 제작한 기록관리혁신 실무매뉴얼 참고)

- 수집된 사례중 가장 좋은 형식을 선택하고 다른 사례의 장점과 문제점(보완사항)을 해결방안 등을 반영하여 적합한 서식을 설계

③ 기록관리 계획 수립 및 보고

- 기록관리 계획은 기관장까지 보고하는 것이 유리(기록관리에 대한 기관장의 관심 유도 가능)

(연두업무보고의 경우 운영지원과 소속의 기록관리 업무로서 보고됨. 국가기록원의 기록관리 현황평가에서 기관장 보고 실적에 대한 평가항목 존재)

☞ 활용팁 2

① 온-나라에서 기록물 정리 실시

- 온-나라에서의 기록물 정리 방법 및 관련 자료는 추후 업데이트 예정(행안부에서 작성한 정리 및 이관 자료 참고)

② 기록관리시스템으로 생산현황 통보

- 자체적으로 처리 불가능 오류일 경우, 행정안전부 e-나라 담당에게 문의

- 기록관리시스템 자체의 문제일 경우 연락처(문헌정보기술, OOO 과장 02-6309-6700)

☞ 활용팁 3

① 문서고 관리

- 일일점검은 공공기록물관리법 시행령 제60조에서 명시한 ‘기록관 보존시설 및 장비기준’에 근거하여 점검

☞ 활용팁 4

① 처리과에서 기록관으로 기록물 이관

- 전자문서 이관은 2009년 현재 진행중이며, e-나라 전자문서의 경우 각 처리과에서 이관 처리 불가능함. 정보화팀 담당자와 기록연구사가 e-나라 전자문서의 이관 처리중(온나라 전자문서 이관은 e-나라 전자문서 이관 완료 후 진행 예정)

- 종이기록물 이관을 준비할 때, 기록관의 문서고 수용공간을 미리 염두에 두고 이관 계획을 작성해야 함. 수용공간보다 더 많은 기록물을 이관받아야 하는 경우, 사전에 기록물 폐기를 진행하여 수용공간을 확보할 필요가 있음. 혹은 해당 부서와 협의하여 기록물 이관을 연기하는 방법도 고려해볼 수 있음(이관 연기할 경우 해당 부서에서 철저한 기록물 관리가 이뤄지는지 주기적인 확인 필요)

② 기록관에서 국가기록원으로 기록물 이관

- 국가기록원으로의 이관 대상은 보존기간 30년 이상인 기록물이지만, 협의를 통해서 이관연기 혹은 사전이관이 가능함(우리처의 경우 보훈심사위원회 심의의결서 기록물은 협의를 통해서 이관 보류를 하고 있으며, 추후 심의의결서의 DB구축이 완료되면 이관 추진 예정)

- 국가기록원으로의 기록물 이관은 담당자가 직접 운반(우편 이송 불가)해야 하며, 이관완료 직후 반드시 이관완료 확인서를 국가기록원으로부터 수령해야 함

- 전자문서 이관의 경우 기록관리시스템(기록관)-전문관리시스템(국가기록원) 연계가 아직 이뤄지지 않았으며, 연계테스트 및 준비단계를 거쳐서 추후 실행될 예정

☞ 활용팁 5

① 평가심의회 구성

- 당연직위원은 문서고에 관련 기록물이 가장 많은 부서의 장으로 선정하였음

- 민간위원의 경우는 우리처 업무현황에 대해 해박한 지식을 가지고 있고 기록관리에 정통한 사람으로 선정하며, 자체적으로 위원 선정이 어려운 경우 국가기록원 혹은 행정안전부 인사담당에게 민간위원 추천 요청

② 평가 대상 기록물 선정

- 선정 기준은 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 하나, 2007년도의 경우처럼 시스템에 잘못 입력된 기록물(실물 미존재) 데이터를 삭제하는 경우도 평가심의회를 거쳐서 처리해야 함(기록관리시스템에 입력되어 있는 기록물 데이터를 임의로 삭제할 순 없음)

- 기록물 평가를 효율적으로 진행하기 위하여 같은 부서 혹은 유형(회계, 법령개정, 행사, 기타)으로 분류·정리한 평가 기준을 별도로 작성하는 것도 고려(기록물 전수조사는 상당량의 기간 소요)

③ 기록물 평가심의회 실시

- 처리과 의견조회 및 심의위원 검토를 위하여 평가심의회 개최는 여유있는 일정 산정 고려(평가심의회 개최 최소 1주일 전에 심의위원들에게 관련 자료 제공)

- 민간위원에 대한 평가위원회 참석 수당은 현재 10만원(서면심의 경우)이나 상향 조정 검토가 필요

④ 기록물 폐기 및 재분류

- 기록물 폐기 계약업체는 2년마다 계약을 연장. 일부 부서에서 용해, 소각 등의 철저한 폐기를 요구하는 의견이 제기됨에 따라서, 보안이 강화된 폐기업체와 계약하는 것도 고려할 필요가 있음(폐기 전문업체와 계약할 경우 폐기관련 비용을 지급해야 하므로, 예산 문제를 해결해야 함)

- 기록관리시스템에서 기록물 폐기(데이터 삭제) 및 재분류를 처리하는 업무는 2010년 현재 시범적으로 시도하고 있기 때문에, 이와 관련된 자료는 추후 업데이트 예정

☞ 활용팁 6

☞ 본문

① 기록물 열람/대출

- 기록물 열람/대출은 아직까지는 종이기록물 위주로 이뤄지고 있어서, 시스템으로 열람/대출 신청이 없음. 향후 전자문서가 대량 이관(e-나라/온-나라 전자문서)되면 시스템을 통한 열람/대출이 이뤄질 것으로 예상

☞ 본문

- 기록물 열람/대출은 시스템으로 반드시 처리하여, 시스템을 활용하여 통계 작성

(기록관리시스템 운영이 정상화되기 전까지 자료관시스템으로 열람/대출 처리)

☞ 활용팁 7

① 기록관리 현황평가 관련 준비

- 현재 기록관리 현황평가는 전년도 현황을 대상으로 하고 있으므로, 내년에 있을 평가를 대비하여 금년도 기록관리 업무를 체계적으로 수행해나가야 함(전년도 평가에 대한 문제점 국가기록원에 수차례 제기하였는 바, 향후 기록관리 평가 대상이 변경될 수 있을 가능성도 있음)

- 전년도 기록관리 현황 평가는 부서장 및 장차관들의 관심이 적어질 수 있음(특히 금년도에 부임해왔거나, 내년도에 퇴임 혹은 전보 등의 인사이동이 예상될 경우는 적극적인 관심을 이끌어내기 어려움)

② 기록관리 현황평가 자료제출

- 현황평가 자료제출시 증빙자료는 책자로 제작하여 제출

- 증빙자료의 경우 기존에 제출한 자료들을 참고하는 것이 좋으며, 타기관 업무담당자들과의 연계를 통하여 자료를 만드는 것도 고려해야 함

- 5개 지방청을 위해서 현황평가 자료 작성에 도움이 되는 교육 혹은 작성방법 안내가 필요하며, 공통으로 적용되는 자료에 대해서는 처본부에서 미리 평가점수 및 증빙자료를 제시해줘야 함

③ 국가기록원 실사 및 평가점수 조정

- 기록관리 현황평가는 아직 정착화되지 않은 제도이기 때문에 많은 부분을 국가기록원과 협의하여 처리할 여지가 있음. 평가기준 및 증빙자료에 대해서는 실사평가를 나오기 이전에 국가기록원과 충분한 사전 의견교환이 있어야 하며, 실사를 나오는 담당자(국가기록원 관계자 및 외부전문가)에게도 이러한 사실을 충분히 설명해줘야 함

- ‘08년도 평가의 경우, 실사 후 협의한 평가점수가 국가기록원 최종평가팀에서 재조정되는 경우가 발생하여 많은 논란이 있었음. 특히 재조정 점수에 대한 기관 의견 청취를 공문이 아닌 e메일로 하였기 때문에 평가결과에 대한 신뢰성이 의심받게 됨.(기록관리 현황평가 결과에 대한 ’08년도 차관회의 안건보고시 국무총리실에서 이에 대한 문제제기를 하여서 일정 연기) 향후 이의제기는 공문으로 처리하는 것이 바람직함.

<별지 2>

☞ 본문

2013년 기록관리 평가지표(안)

2012. 1

	국가기록원 표준협력과

2013년도 기록관리 평가지표(안)

기록관리 환경 변화에 따른 ’13년 기록관리 평가지표에 대한 개선(안)을 마련하고 그 결과를 보고드림

□ 추진 방향

❍ 절차이행 위주의 평가에서 구체적 실행평가로 변경

- 기록물 보안 및 재난 대책의 수립 여부를 시행여부로 구체화

- 평가 방식을 산식화하여 자료 제출서식, 증빙자료 등을 구체화 함

❍ 기록관리 환경 변화에 신축적으로 반영할 수 있는 평가지표 개정 및 신설

- 기관유형별 업무 특성을 반영하여 목표 달성이 비교적 쉬운 지표는 통합 또는 축소

- 기록관리에 대한 실효성을 제고하고 정량지표로 평가할 수 없는 내용을 보완 하기위해 정성지표(기록관리 우수사례 등)를 신설

□ 추진경과 및 향후계획

❍ ‘13년 평가지표(안) 원내 의견수렴(‘12. 1. 5~6)

❍ ‘13년 평가지표(안) 평가대상기관 설명회 개최(’12. 1. 30)

❍ ‘13년 평가지표 의견 수렴(‘12. 1. 30 ~ 2. 29)

❍ 정책전문위원회 및 국가기록관리위원회 심의(‘12. 3월중)

❍ ‘13년 평가지표 해당기관에 통보(’12. 3월말 중)

□  2013년 기록관리 평가지표(안) 주요 변경내용

<중앙행정기관 및 시․도교육청(소속기관 포함) 평가지표>

지표 통합 및 명칭 변경

❍ 기록관 담당자 교육실적과 처리과 담당자 교육실적 지표를 기록관리 교육실적으로 통합 및 명칭 변경

❍ 기록관 소속 공무원 업무분장 적절성 지표를 전문요원의 채용 및 업무분장의 적절성 지표에 통합

❍ 장비 기준 준수 지표를 장비 및 보존환경 기준 준수로 명칭 변경

❍ 생산현황보고 준수 지표를 시스템을 활용한 생산현황보고 준수로 명칭 변경

❍ 기록물 보유량 등 현황관리 및 30년경과 비공개 기록물 관리 적절성은 기록관 기록물 이관 지표에 통합

❍ 기록물 보안·재난 대책 수립 여부를 시행 여부로 명칭 변경

❍ 기록관 보유 목록의 공개는 기록정보서비스 확대 지표에 통합

정성지표 신설

❍ 정량지표로 나타낼 수 없는 부분을 정성지표의 ‘기록관리 우수사례’를 신설하여 평가

<직접관리대상 공공기관 평가지표>

❍ 전문요원 채용 지표의 배점 강화(5→10점) 및 기록관리시스템 구축 지표는 제외

❍ 기록관 보유 목록의 공개, 기록관리 우수사례 지표 신설

붙임1		2013년 세부 평가지표 및 배점

중앙행정기관 및 시·도교육청 평가지표(안)

분 야	항 목	평가 지표	배점
기록관 운영 (30)	인 식 (20)	1-1. 기록관리 기본계획 수립	5
		1-2. 기록관리 지도․감독 및 후속조치	10
		1-3. 기록관리 교육실적	5
	조직 · 인력 (5)	2-1. 기록관리 전담조직 설치	5
		2-2. 전문요원 채용 및 업무분장의 적절성	-
	인프 라(5)	3-1. 장비 및 보존환경 기준 준수	5
기록 관리 업무 (40)	생산 · 관리 (15)	4-1. 중요기록물의 작성 및 관리의 적절성	5
		5-1. 시스템을 활용한 생산현황보고 준수	5
		5-2. 기록물 분류기준관리의 적절성	5
	이관 (10)	6-1. 처리과 기록물 이관규정 준수(→기록관)	5
		6-2. 기록관 기록물 이관규정 준수(→영구관리기관)	5
	보호(5)	7-1. 기록물 보안∙재난 대책 시행 여부	5
	처리(10)	8-1. 기록물 평가 및 폐기 절차 준수	10
기록 정보 서비스 (15)	공개 (10)	9-1. 기록물 공개여부 분류 실시	10
	이용 (5)	9-2. 공공기록을 활용한 기록정보서비스 확대	5
기타(10)		10-1. 기록관리 우수사례(신설)	10
		10-2. 사회적 신뢰도	(감점)
		10-3. 평가자료 제출기간 준수	(감점)
계		점 수	95
		지표수	18

특별지방행정기관 및 교육지원청 평가지표(안)

분 야	항 목	평가 지표	배점
기록관 운영 (35)	인 식 (20)	1-1. 기록관리 기본계획 수립	5
		1-2. 기록관리 지도․감독 및 후속조치	10
		1-3. 기록관리 교육실적	5
	조직 · 인력 (10)	2-1. 기록관리 전담조직 설치	5
		2-2. 전문요원 채용 및 업무분장의 적절성	5
	인프 라(5)	3-1. 장비 및 보존환경 기준 준수	5
기록 관리 업무 (40)	생산 · 관리 (15)	4-1. 중요기록물의 작성 및 관리의 적절성	5
		5-1. 시스템을 활용한 생산현황보고 준수	5
		5-2. 기록물 분류기준관리의 적절성	5
	이관 (10)	6-1. 처리과 기록물 이관규정 준수(→기록관)	5
		6-2. 기록관 기록물 이관규정 준수(→영구관리기관)	5
	보호 (5)	7-1. 기록물 보안∙재난 대책 시행 여부	5
	처리(10)	8-1. 기록물 평가 및 폐기 절차 준수	10
기록 정보 서비스 (15)	공개 (10)	9-1. 기록물 공개여부 분류 실시	10
	이용 (5)	9-2. 공공기록을 활용한 기록정보서비스 확대	5
기타(10)		10-1. 기록관리 우수사례(신설)	10
		10-2. 사회적 신뢰도	(감점)
		10-3. 평가자료 제출기간 준수	(감점)
계		점 수	100
		지표수	19

직접관리대상 공공기관 평가지표(안)

분 야	항 목	평가 지표	배점
기록관 운영 (40)	인 식 (16)	1-1. 기록관리 기본계획 수립 및 기관장 관심도	6
		1-2. 기록관리 지도․감독 및 후속조치	4
		1-3. 기록관리 교육실적	6
	조직 · 인력 (15)	2-1. 기록관리 전담조직 설치	5
		2-2. 전문요원 채용 및 업무분장의 적절성	10
	인프 라(9)	3-1. 기록물 보존서고 운영의 적절성	9
기록 관리 업무 (45)	생산(5)	4-1. 중요기록물의 작성 및 관리의 적절성	5
	관리 (14)	5-1. 생산현황보고 준수	8
		5-2. 기록물 분류기준 관리의 적절성	6
	이관(8)	6-1. 처리과 기록물 이관규정 준수(→기록관)	8
	보호(8)	7-1. 보안∙재난 대책 시행 여부	8
	처리(10)	8-1. 기록물 평가 및 폐기 절차 준수	10
기록 정보 서비스(5)	공개(5)	9-1. 기록관 보유 목록의 공개(신설)	5
기타(10)		10-1. 기록관리 우수사례(신설)	10
		10-2. 사회적 신뢰도	(감점)
		10-3. 국가 주요기록물의 이관	(가점)
		10-4. 평가자료 제출기간 준수	(감점)
계		점 수	100
		지표수	20

<별지 3>

☞ 본문

2012년도 국가보훈처 기록물관리 업무계획

2012. 2.

	운영지원과

2012년도 국가보훈처 기록물관리 업무계획

❑ 추진방향

가. 기록물관리 및 도서관리를 시스템으로 처리하여 업무효율성 제고

나. 지방청 기록관 지도·감독 및 지원을 강화를 통한 전문적·체계적 업무 유도

다. 보훈기록관, 전자도서관을 통한 보훈기록정보의 적극적 공개로 국민의 알권리 보장

❑ 주요업무

가. 기록물 정리, 이관, 폐기, 현황평가, 공개재분류 등 기록물관리 절차업무

나. 기록관리 시설․장비 운영, 기록관리시스템 운영 등 기록물관리 보존업무

다. 기록관 운영, 서고 및 행정자료실 운영 등 기록물관리 운영업무

라. 정보공개 접수/배부, 처리현황 모니터링 등 정보공개 업무

❑ 업무추진 일정

분기	업무	비고
1/4분기	․ 기록관리 업무계획 수립 ․ 기록물 정리 ․ 기록물 이관(처리과->기록관) ․ 기록관리 현황평가 실적 작성 및 제출 ․ 분기별 도서구입 및 정리	문서고 관리, 기록물․도서 열람/대출, 정보공개 접수/배부 등 일상적 업무는 지속적으로 추진
2/4분기	․ 기록물 정수점검 ․ 기록물 이관(기록관->국가기록원) ․ 분기별 도서구입 및 정리
3/4분기	․ 생산현황 통보(8월말까지) ․ 기록관리기준표 점검 ․ 기록물 공개재분류 검토 ․ 기록관리현황 점검/지도·감독 ․ 분기별 도서구입 및 정리
4/4분기	․ 기록물 평가 및 폐기 ․ 분기별 도서구입 및 정리

❑ 업무추진 계획

가. 기록물 생산 및 등록관리

(1) 기록물 생산·등록 철저

- 업무의 입안단계부터 종결까지 그 과정 및 결과가 모두 기록물로 남을 수 있도록 온-나라 시스템에 등록

(2) 회의록, 시청각 기록물, 조사·연구·검토서 등 주요기록물의 생산․등록관리 철저

- 회의록은 회의를 소집 또는 주관하는 부서에서 회의개최 후 회의록 작성 즉시 온-나라 시스템에 등록

- 시청각 기록물의 등록 누락 사례를 방지하기 위하여 해당 부서에서 생산 즉시 기록관으로 이관하여 집중관리(대변인실에서 생산한 시청각 기록물 수시점검)

나. 기록물 정리 및 이관

(1) 기록물 정리 업무 및 이관 교육 실시(2월)

- ‘12년도 기록물관리 지침 배포 및 기록물 정리/이관 교육 실시

- ‘11년도 온-나라 전자문서 이관 추진

(2) 정리결과 확인 및 기록물 이관

- 기록물 정리결과 확인 후, 전자문서 및 종이문서 이관 실시

(3) 기록물 생산현황 보고

- 이관 완료 후, 기록관리시스템으로 생산현황 통보 실시

⇒ 국가기록원으로 통보 완료(’12. 8월말까지)

다. 문서고 보존환경 유지

(1) 공공기록물관리법에 의거한 보존서고 장비기준 준수

- 항온항습설비 설치 및 가동, 온․습도계/소화설비(가스식 소화기) 비치, 보안장비(이중잠금장치 및 CCTV) 설치

(2) 보존환경 유지

- 보존서고 적정 온습도 기준 유지(온습도 데이터 관리)

	온 도	습 도
기 준	18~22℃	40~55%

- 문서고 항균살충설비 유지보수 계약 체결(항균살충액 구입)

※ 공훈심사과 공훈사료실(3층) 및 행정자료실(3층)의 경우도 항균살충액 유지보수 필요함. 2011년도의 경우 지하1층 문서고, 3층 공훈사료실(행정자료실 포함) 소독 및 항균살충설비 설치에 783만원 소요됨(공훈심사과에서 소독 및 항균살충설비 설치비용 일부 지원)

라. 기록물 평가 및 폐기

(1) 기록물 평가 절차

- 보존기간 경과 기록물을 대상으로 기록물 평가 3심제 실시

- 처리과(1차 심사) → 기록연구사(2차 심사) → 평가심의회(최종심사)

(2) 평가심의회 실행 시 외부전문가 적극 활용

- 역사적 가치가 높은 기록물을 선별보존하기 위해 외부전문가 활용

※ 2010년도 말에 외부전문가 위촉(명지대 기록관리학과 이승휘, 이해영 교수)

(3) 기록관리시스템을 활용한 평가심의

- 기록물 폐기, 보존기간 변경사항을 기록관리시스템으로 처리

(4) 보안을 위하여 기록물 현장파쇄 실시

- 폐기 대상 기록물의 경우 현장파쇄업체를 통하여 처리

※ 처본부의 경우 2010, 2011년 기록물 폐기 시, 상이군경회 소속 현장파쇄업체 처리

마. 국가기록원으로 기록물 이관

(1) 이관 대상 기록물 파악 및 목록관리 철저

- 이관 연도가 도래한 기록물(2001년 생산)을 파악 후 이를 근거로 이관 협의

※ 국가기록원 담당자와 이관일정 및 수량 사전협의(이관일:2012.10.11, 수량:120권)

- 기록관리시스템으로 이관 목록 작성 및 국가기록원 통보

- 기 이관 기록물에 대한 목록 관리도 철저

(2) 이관 대상 기록물 협의 및 이관 실시

- 기록관리시스템으로 목록 송부 후, 실제 기록물 국가기록원으로 이관 실시

- 국가기록원 담당자와 이관 기록물 최종 확인(목록과 실물 대조)

- 이관 기록물 최종 확인 후, 국가기록원의 이관 완료 증명서(공문) 수령

- 이관보류 대상 기록물은 국가기록원과 협의하여 이관연기 처리

(3) 이관 결과 정리

- 기록관리시스템으로 기록물 이관 완료 처리

바. 기록물의 공개․열람 확대

(1) 문서고 보존 기록물의 온라인 서비스 강화

- 문서고 보존중인 기록물 중에서 이미지 스캔 및 공개 재분류 작업을 통해 우리처 홈페이지에 게시

- 국가보훈처 「전자도서관」 홈페이지와 연결하여 보유 보훈자료 및 보훈기록물을 편리하게 이용하도록 함

(2) 온-나라 문서 중 공개문서는 국가보훈처 홈페이지에 수시로 게시

- 매월 부서별 문서 생산/접수 목록을 홈페이지에 게시

- 공개 가능한 전자문서를 선별하여 홈페이지에 적극 게시

- 국가보훈처 「전자도서관」 홈페이지와 연결하여 보유 보훈자료 및 보훈기록물을 편리하게 이용하도록 함

사. 기록관리시스템의 효율적 활용

(1) 지방청 기록관 담당자에게 기록관리시스템 활용 교육 실시

- 기록물 인수, 생산현황 통보, 기록물 목록/실물 확인․분류, 서고관리, 기록물 이관, 기록물 폐기 등 시스템을 통한 업무 유도

(2) 기록관리시스템을 통한 보존기록물의 대출 및 열람서비스

- 보유기록물 목록과 주요기록물에 대한 이미지 스캔 결과물을 기록관리시스템으로 쉽게 검색/이용

아. 기록관리현황 평가

(1) 국가기록원의 기록관리현황 평가 계획 및 방식 확인(2월)

- 국가기록원 2012년 기록관리현황 평가 계획 확정 안내

※ 국가기록원 주최 2012년 기록관리현황 평가 설명회 참석(1월)

- 지방청 기록관 담당자에게 평가계획 및 현황평가 근거자료 작성 방법 교육 실시

(2) 평가계획에 따라 전년도 기록관리현황 제출(3월)

- 처본부, 5개 지방청 ⇒ 국가기록원(3.31일까지 온라인으로 실적자료 제출)

(3) 온라인 평가 및 실사 평가(4월~8월)

- 온라인 평가 : 처본부 및 5개 지방청

- 실사 평가 : 5개 지방청

※ 2012년부터 모든 지방청을 대상으로 평가 실시(이전 연도에는 3년 주기로 평가)

(4) 평가결과 확정(9월~11월)

- 평가결과를 국가기록관리위원회 보고 및 확정(9월)

- 국무회의 보고(10월) 및 해당 부처 통보(11월)

자. 처본부 및 소속기관 기록물관리 교육 및 지도점검

(1) 기록물관리 교육

- 처본부 : 기록물 정리/이관 교육(1/4분기), 기록관리시스템 사용자 교육(2/4분기), 기록물 폐기 및 공개 재분류 교육(4/4분기)

- 지방청 : 기록관리평가 관련 교육(1/4분기), 기록관리시스템 사용자 교육(2/4분기)

(2) 기록물관리 지도점검

- 처본부 : 2013년도 세종시 이관 관련 처리과 보유 기록물 점검(3/4분기)

- 지방청 : 기록관리현황평가 관련 업무 및 인프라 현황 점검(3/4분기)

차. 행정자료실 운영

(1) 보훈자료 제공 전문도서관 추진

- 도서관발전종합계획에 따른 단계별 보훈도서관 계획 수립

(2) 우리처 발간 자료에 대한 철저한 수집

- 연구용역보고서, 홍보 간행물, 업무참고용 자료 등 각 부서에서 발간한 자료를 철저하게 수집하여 행정자료실에 비치

(3) 도서구입 및 기증

- 업무에 필요한 도서를 직원 수요조사를 통해 분기별로 구입 및 행정자료실 비치

- 민간 및 타기관에서 송부/기증한 간행물을 정리하여 비치

(4) 장서점검 및 폐기

- 도서 장서점검을 통해 대출·분실·미등록 도서 확인 및 조치

- 장기보존 및 불용 도서를 선별하여 처리과 의견조회 후 폐기

(5) 도서관리 프로그램 운영

- 구입․기증 도서 등록/검색/대출업무를 도서관리 프로그램으로 처리

- 국가보훈처 홈페이지에 「전자도서관」 사이트를 연결하여 외부에서도 우리처 소장 자료 검색 가능

카. 정보공개 창구 운영

(1) 정보공개청구 접수 및 배부

- 정보공개청구 접수(온라인, 오프라인) 후 관련 부서 배부

- 「정보공개시스템 공무원창구」 사이트를 통해 정보공개 업무 처리

(2) 처리현황 모니터링 및 통계 작성

- 우리처에서 정한 정보공개 처리기한(7일 이내) 준수를 위하여 부서별 처리현황 모니터링 및 기한 내 처리 요청

- 정보공개 처리현황(접수, 공개·비공개, 이의신청 등) 통계 작성

※ 정보공개법에 의한 처리기한은 10일 이내

<별지 4>

☞ 본문

“국가보훈은 대한민국의 과거-현재-미래입니다”
			국가보훈처
수신자				내부결재
(경유)
제목	문서고 정수점검 계획

1. 공공기관의 기록물관리에 관한 법률 시행령 제23조, 시행규칙 제30조와 관련된 사항입니다.

2. 보존기록물의 효율적인 관리와 이용을 위해 문서고 정수점검을 다음과 같이 시행하고자 합니다.

가. 점검일정 : 2006.7.20. - 2006.9.19.

나. 실행계획 : 정수점검 및 보존기록물 목록 정비(붙임자료 참고)

붙 임  문서고 정수점검 계획 1부.  끝.

연구사									행정사무관						총무과장		07/19
협조자
시행			총무과-4672										접수
우	150-874					서울 영등포구 여의도동 17-23										/
전화			02-2020-5068				전송	02-784-1087				/	polar777@mpva.go.kr						/		공개

문서고 정수점검 계획

1. 목적

□ 공공기관의 기록물관리에 관한 법률 시행령 제23조 3항, 시행규칙 제30조에 의한 정수점검

□ 문서고 정수점검을 통하여 보존기록물 목록 보완 및 수정

2. 계획

□ 자료관시스템을 통한 문서고 정수점검

- 바코드시스템을 이용한 정수점검 작업 진행

□ 문서고에 보관중인 기록물 실물 확인

- 자료관시스템에 입력된 보존기록물 목록으로 정수점검

□ 자료관시스템에 정수점검 결과 반영

- 미등록된 기록물은 자료관시스템에 등록 및 서가배치

- 실물이 없는 기록물은 자료관시스템에서 폐기 처리

(폐기 결정은 기록물폐기심의회에서 검토 및 확인)

□ 보존기간 재분류 결과 반영

- 보존기간 변경 및 이에 따른 서가 재배치 결과 반영

3. 기대효과

□ 자료관시스템의 효과적인 사용

- 자료관시스템 기능의 문제점 파악 및 개선

□ 보존기록물 목록의 현실화

- 정수점검을 통한 기록물 실물과 목록의 일치

- 자료관시스템 목록을 기준으로 기록물 관리, 검색, 통계 업무 수행(기록관리 업무의 전산화 수준 제고)

3. 일정

□ 문서고 정수점검(8월 중순)

□ 자료관시스템에 결과 반영(8월 말)

- 미등록 기록물 입력, 실물이 없는 기록물은 폐기조치

- 보존기간 재분류 결과 반영

(기록물 실물에 대한 재배치 작업은 9월 말까지 진행)

※ 기록물 DB구축 결과도 반영

- DB구축 일정에 따라서, 작업완료 즉시 자료관 시스템 반영

4. 유의사항

□ 자료관시스템 업체 요청

- 자료관시스템에 등록된 기록물 정보 수정

(기록물 관리번호 삭제 요구)

□ 문서고 서가 재배치 인력

- 현재 고용중인 아르바이트생 활용(8월 말까지)

- DB 구축 업체에 서가 재배치 작업 인력 요청

<별지 5>

☞ 본문

□ 기록관의 시설․장비 및 환경 기준(시행령 제60조제1항 관련)

구 분			종이기록물	전자기록물
1. 보존서고	서고 면적	고정식	1만권당 99m2	1십만장당 80m2
		이동식	고정식 면적의 40~60 퍼센트 내외
2. 작업실	업무 작업실 면적		근무인원 1명당 7m2 (장비공간 별도)
	열람실 면적		근무인원 및 열람좌석 1명당 7m2, (열람좌석은 개가식, 폐가식으로 구분하고 특수매체 열람공간 별도)
3. 장 비	공기조화설비		항온․항습 설비(보존기간 30년 이상 기록물)
	온습도계		항온․항습 설비 설치 서고당 1대
	소화설비		가스식 휴대형 소화기
	보안장비		이중 잠금장치 설치
4. 보존환경 유지기준	온도(℃)		18~22℃	18~22℃
	습도(%)		40~55% (변화율은 10% 이내)	35~45% (변화율은 10% 이내)
	조 명		보존서고 100~300룩스, 전시관 50~200룩스 (원본전시 기준)
5. 전산장비	주전산기		설 치
	저장장치		설 치
	입력장비		설 치
	통신장비		설 치
	열람장비		설 치
6. 마이크로 필름장비	판독복사기		설 치

＊비고 : 1. 전산장비의 기준은 그 기관 또는 다른 기관과 공동 활용이 가능한 전산장비가 있는 경우에는 조정이 가능하다.

2. 마이크로 필름 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리 시 이를 설치하지 아니할 수 있다.

<별지 6>

☞ 본문

함께하는 보훈정신 함께여는 밝은미래
	국 가 보 훈 처
수신자	수신자 참조
(경유)
제목	기록물 정리 및 이관 교육 실시

1. 「공공기록물 관리에 관한 법률」제18조 및 동법 시행령 제24조와 관련된 사항입니다.

2. 온-나라 시스템에서 생산․접수한 기록물의 안전한 보존을 위해 정리 및 이관 작업을 아래와 같이 진행하고자 합니다.

가. 정리

○ 기간 : 2010.3.24(수) - 2010.4.14(수)

○ 대상 : 2009.1.1 - 12.31 생산/접수한 모든 기록물

나. 이관

○ 기간 : 2010.4.1(목) - 2010.5.30(금)

○ 대상 : 2009.1.1 - 12.31 생산/접수한 모든 기록물

※ 2007 - 2008년도 기록물은 하반기에 이관 예정

3. 이와 관련하여 각 실․국 기록물관리 실무담당자 및 지방청 기록관 담당자를 대상으로 다음과 같이 교육을 실시하고자 하오니 참석하여 주시기 바랍니다.

다. 교육

○ 일시 : 2010.3.24(수) 14:00 - 15:00

○ 장소 : 처본부 9층 교육장

붙   임   기록물 정리 및 이관 방법 1부.  끝.

	국 가 보 훈 처 장
수신자	대변인, 감사담당관, 기획재정담당관, 행정관리담당관, 규제개혁법무담당관, 정보화팀장, 운영지원과장, 보상정책과장, 보상관리과장, 단체협력과장, 나라사랑정책과장, 기념사업과장, 공훈심사과장, 국립묘지정책과장, 복지정책과장, 복지운영과장, 보훈의료과장, 생활안정과장, 제대군인정책과장, 제대군인취업과장, 제대군인지원과장, 6.25전쟁60주년기념사업추진기획단장, 보훈심사위원회위원장(운영기획과장), 보훈심사위원회위원장(전상심사과장), 보훈심사위원회위원장(공상심사과장), 서울지방보훈청장(총무과장), 부산지방보훈청장(총무과장), 대전지방보훈청장(총무과장), 대구지방보훈청장(총무과장), 광주지방보훈청장(총무과장)
주무관		행정사무관		과장	전결 03/16
협조자
시행	운영지원과-2906	(2010. 03. 16.)	접수	운영지원과-2912	(2010. 03. 16.)
우	150-874	서울시 영등포구 여의도동 17-23 국가보훈처 운영지원과	/	www.mpva.go.kr
전화	02-2020-5344	전송	02-784-1087	/	polar777@mpva.go.kr	/	대국민공개

서민을 따뜻하게 중산층을 두텁게

기록물 정리 및 이관 방법

❑ 기록물 정리

1. 목적

❍ 각 부서에서 생산․접수한 전자/종이문서를 체계적으로 정리하며,

❍ 정리 절차를 거친 기록물을 기록관으로 이관하여 기록물의 효율적 관리와 안전한 보존 실현

❍ 정리⇒이관 절차를 끝낸 기록물 현황을 국가기록원으로 통보(생산현황통보)

2. 일반 사항

❍ 대상

- ‘09년도 온-나라 전자문서 및 종이문서

❍ 정리기간

- 2010.3.24(수) - 2010.4.14(수)

❍ 관리주체

- 처본부 : 운영지원과 기록관 담당

- 지방청 : 총무과 기록관 담당

2. 온-나라 전자문서 정리

❍ 유의사항

- 본인이 생산/접수한 문서는 본인이 정리

- 업무진행의 이유로 ‘비공개’ 결정한 문서의 경우, 업무가 종료되어서 비공개 사유가 없는 경우에는 ‘공개’로 변경

❍ 정리방법

- 자신이 기안한 문서(①)에서 2009년도 문서를 검색(②) 및 클릭(③)

- 접수 및 내부결재 문서(①)에서 2009년도 문서를 검색(②) 및 클릭(③, ④)

* 내부결재 문서(③), 접수문서(④)는 ‘결재한 문서’ 메뉴에서만 정리 가능

- 문서가 나타나면 문서카드 클릭(①)

- 과제카드명에서 단위과제를 바꿔줄 수 있음(①)

* 단위과제카드를 바꾸는 것은 정리기간(3.24-4.14)에만 가능

- 문서카드 하단에 관리정보수정을 클릭(①)하여 공개여부, 열람제한 변경(②)

* ‘공개여부→대국민공개’일 경우 ‘열람제한→설정안함’으로 수정

** 업무가 종료되어 공개에 무리가 없는 경우 ‘대국민공개’로 수정

3. 비전자문서 정리

❍ 유의사항

- 본인이 생산/접수한 비전자문서를 확인하기 위해서는, 온-나라 시스템에 등록한 비전자문서 목록과 실물 대조작업 필요

- 온-나라 시스템 문서등록대장(①)에서 상세검색(②)을 이용하여 본인이 생산/접수한 비전자 문서 검색(④)

* ‘생산’ 문서일 경우에는 ‘종료(⑤), 발송(⑥)’을 체크하여 검색

** ‘접수’ 문서일 경우에는 ‘담당확인(⑦)’을 체크하여 검색

- 생산/접수한 비전자문서를 온-나라시스템에 등록하지 않은 경우는 온-나라 시스템에 등록하지 않고 기록관으로 목록을 작성하여 이관처리(온-나라 시스템은 전년도 문서 등록이 불가능하며, 기록관 기록관리시스템에서 등록 가능)

❍ 정리방법

- 진행형문서파일에서 종이문서를 꺼내서(①, ②) 표지(아래 작성방법 참고)와 함께 해당 기록물을 보존용 표지를 씌우고 집게로 고정(③)

- 보존기간 20년 이상 기록물의 경우 보존상자에 보관(④)

․ “기록물철 표지” 내용을 아래와 같이 편집하여 A4 출력

․ 단, 해당 내용은 다음과 같이 기입 후 가운데 정렬

통합 온나라시스템	시스템명

정보공개심의회 운영	해당 단위과제카드명

2008-2008	생산 연도

운영지원과	해당 부서명

․ 편집용지 여백 설정 : 위쪽 85/아래쪽 15/왼쪽 45/오른쪽 45

․글자포인트 15/줄간격 180(가로 12cm, 세로 6cm이내)

❑ 기록물 이관

1. 일반 사항

❍ 대상

- 온-나라 전자문서

- 종이문서(‘09년도 이전에 생산/접수한 모든 종이문서)

❍ 이관일정

- 온-나라 전자문서 : 4월 ~ 5월말(1차), 6월~12월말(2차)

※ 1차 : ‘09년도 전자문서, 2차 : ‘07-’08년도 전자문서

(5월말까지 ‘09년도 온나라 전자문서를 이관하여 국가기록원에 통보)

※※ e-나라 전자문서는 처본부 기록관에서 주관하여 처리(2010년 완료예정)

- 종이문서 : 4월 ~ 12월말

2. 온-나라 전자문서 이관

❍ 절차

<처리과>		<기록관>		<기록관>
정리완료 이관요청	⇨ ⇦	이관실시 오류확인	⇨ ⇦	이관완료 부서통보

- 기록물 정리가 완료되면 기록관으로 이관 요청

- 기록관에서는 부서별 이관일정을 수립하여 이관 실시

- 이관된 전자문서 검수 및 오류 확인

- 오류 확인시 해당 부서에 통보 및 오류해결 요청

- 오류가 없는 경우 이관 완료 및 부서 통보

❍ 유의사항

- 소속기관은 해당 지방청 기록관에서 기록물정리 여부를 파악하여 처본부에 이관요청

- ‘09년 온-나라 전자문서 이관기간(4월-5월말) 내에 처리해야 하므로, 4월초까지 모든 기록물 정리 완료(2011년 기록관리 현황평가 항목)

❍ 온-나라 전자문서 이관 화면

- ‘과제관리’에서 ‘기록물정리함(①)’ 클릭, 이관연도 확인(②) 후 이관요청(③)

- 이관현황함(①)에서 전자문서가 이관되었는지 확인

- 기록관리시스템 연계인수에서 접수처리(①) 클릭, 이관현황 확인

- ‘검수처리(①)’ 클릭, 이관문서 검수 및 반려/인수 통보(②)

3. 종이문서 이관

❍ 절차

<처리과>		<기록관>
정리완료 이관통보	⇨	확인 이관완료(부서통보)

- 정리된 기록물에 대한 이관 목록 작성후 공문으로 이관 통보

이 관 목 록

처리과명 :                                     인계자 직급 및 성명 :

이관연도 :                                     인수자 직급 및 성명 :

기록물철 제목	생산연도	보존기간	기록물 건 정보			비 고
			건명		공개여부

* 기록물철 제목 : 온-나라의 경우 ‘단위과제카드명’으로 작성

- 기록관에서 이관목록과 실물 확인후 이관완료(부서 통보)

❍ 유의사항

- 업무가 완료된 종이문서는 원칙적으로 모두 기록관으로 이관해야 함

※ 부서에서 필요한 경우 기록물이관 연기신청서를 작성하여 기록관과 협의

기록물이관 연기신청서

(처리과명 :         )

기록물철 제목	생산연도	보존기간		이관희망 연 도	연기사유

- 소속기관은 해당 지방청 기록관으로 이관 실시

※ 원칙적으로 소속기관에서 업무가 완료된 문서는 지방청 기록관으로 이관하여 관리

<별지 7>

☞ 본문

			국가기록원
수신자				수신자 참조
(경유)
제목	2007년도 이관대상기록물 조사

1. 공공기관의기록물관리에관한법률 제12조 및 동법률시행령 제20조와 관련된 문서입니다.

2. 2007년도 중앙기록물관리기관 이관대상기록물(‘97년 생산 영구·준영구기록물 및 ’96이전 생산 영구·준영구 기록물중 미이관분 및 추가 이관 희망분 등)현황을 파악하여 “수집계획”을 수립하고자 하오니 각급 자료관은 2007년 1월 23일까지 의견을 알려주시기 바라며, 의견이 없는 경우 등은 우리원이 조사한 ‘전수조사목록(2004)’을 기준으로 이관대상기록물을 선별하여 시행하겠습니다(기관 요청시 전수조사목록 송부가능)

☞ 전부개정된 기록물관리법령(‘07.4.4시행)은 “보존기간 30년이상 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년이 경과한 다음 연도중에 관할 영구기록물관리기관으로 기록물을 이관토록 하고 있으며, 이관을 연기하고자 하는 경우는 이관 1개월전까지 관할 영구기록물관리기관장의 승인을 받아야” 하도록 규정

3. 또한 보존기간 20년이하 한시기록물에 대한 재분류 검토의견을 통보받은 기관의 기록물중 폐기시기가 경과된 기록물에 대하여 “국가기록원 이관 여부 및 이관시기”를 조사하고자 하오니, 각급 자료관별 의견을 통보(‘07.1.23까지 이관대상 목록을 포함)하여 주시기 바랍니다.

☞‘보존기간 20년이하 한시기록물’중 국가기록원이 재검토 대상으로 지정한 기록물에 대해서는“폐기시기가 경과되면 영구기록물에 준하는 방법으로 정리하지 않고 이관”가능

☞ 이관된 기록물은 평가 전문가의 평가와 기록관리위원회의 심의 등을 거쳐, 영구보존여부를 확정할 예정

끝.

국가기록원장
수신자
사서사무관						수집기획팀장			전결 01/12
협조자
시행		수집기획팀-431								(2007.01.12.)			접수	총무과-208				(2007.01.12.)
우					대전광역시 서구 둔산동 920 정부대전청사										/	www.mogaha.go.kr
전화		042-481-6287					전송	042-472-3908				/	yhs0401@mogaha.go.kr				/		공개

	국 가 기 록 원
수신자	국가보훈처장(운영지원과장)
(경유)
제목	2009년도 기록물 이관일정 통보

1. 귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다.

2. 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 제3항 등과 관련하여 2009년도 기록물 이관일정을 붙임과 같이 보내드리니, 동 계획에 따라 기록물 이관이 원활히 진행될 수 있도록 적극 협조하여 주시기 바랍니다.

3. 아울러 ’09년도 이관대상 기록물에 해당되나 관련 법령 제31조에 의한 비치기록물 및 제40조에 의거 부득이한 사유로 이관을 연기하고자 하는 기록물은 「비치기록물」과 「기록물이관시기 연장」으로 구분하여 붙임3 서식에 따라 기록물 목록과 사유를 작성 ․ 제출하여 주시기 바랍니다.

붙임 : 1. 기록물 이관일정 1부.

2. ’09년도 기록물 이관 연장신청시 유의사항 1부.

3. 비치기록물 및 기록물이관시기 연장 신청서식(엑셀) 1부.  끝.

	국 가 기 록 원 장
주무관		학예연구관		사회기록관리과장	전결 07/21
협조자
시행	사회기록관리과-3990	(2009. 07. 21.)	접수	운영지원과-6722	(2009. 07. 22.)
우	461-370	경기 성남시 수정구 시흥동 대왕판교로 398 나라기록관 3층 사회기록관리과	/	http://www.mopas.go.kr
전화	031-750-2370	전송	031-750-2372	/	jeeny99@mopas.go.kr	/	대국민공개

【붙임 1】

기록물 이관 일정

‘09년 기록물 이관 대상량	이관일	비고
50권	10월	상세일정은 추후협의

【붙임 2】

’09년도 기록물 이관 연장신청시 유의사항

1. 기록물 이관시기 연장 신청시 고려사항

□ 관련근거

◈ 기록물관리법 시행령 제40조 제1항 ◈

기록관 또는 특수기록관의 장은 보존기간 30년 이상의 기록물을 보존기간의 기산일로부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 관할 영구기록물관리기관이 제시한 일정에 따라 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 일정기간 동안 이관을 연기하고자 하는 경우에는 이관예정일 1월 전까지 관할 영구기록물관리기관의 승인을 받아야 한다.

※ 시행규칙 별지 3호서식에 따라 기록물이관시기 연장신청서 제출

□ ‘기록물이관시기 연장신청서’ 제출시 참고사항

○ 이관시기 연장

- 기록물 이관 연장은 1년으로 하되, 부득이한 사유 발생으로 이관연기 필요시 1년 단위로 국가기록원과 재연장 협의

* 단, 이관 연장기한내 이관연장 사유 소멸시 국가기록원으로 즉시 이관조치

○ 기록물 이관 연장사유(예시)

기록물 이관 연장 사유	승인여부
기록물 DB구축사업중인 기록물	승인
조직개편 등으로 당해연도 이관업무 수행이 불가능한 경우	승인
부처 주요업무(기능)로 현재 대형 프로젝트관련 사업 진행에 활용중인 기록물	승인
업무참고	불승인
기록물 미정리	불승인

* 단순 업무참고나 기록물 미정리 등은 이관 연장사유에 해당되지 않으며, 기록물 미정리의 경우 기록물정리를 위하여 국가기록원과 협의 가능

□ 작성서식

≪기록물이관시기 연장신청서 서식(시행규칙 별지 제3호서식 관련≫

○ 기록물철의 이관을 연기하는 경우(예시)

기관명(처리과기관코드) : 기상청

일련 번호	기록물철 분류번호 ①	기록물철 제 목 ②	수량 ③	생산 연도 ④	보존 기간 ⑤	이관희망 연 도 ⑥	연장사유 ⑦
1		일기도	10	1998	영구	2010	기록물 DB구축 진행중

<작성요령>

① 기록물철 분류번호 : 처리과기관코드,단위업무번호,연도별일련번호로 구성되었으나 기록물DB가 되지 않은 기록물철은 미기재

② 기록물철 제목 : 이관연기 신청하고자 하는 기록물철 제목

③ 수량 : 기록물철의 수량 기재. 같은 생산년도에서 동일 제목의 기록물이 다량 생산시 해당 수량 기재

④ 생산연도 : 기록물철의 종료연도 기재

⑤ 보존기간 : 영구, 준영구, 30년(기존 20년은 30년에 포함)으로 기재

⑥ 이관희망연도 : 2010년 기재(2010년에도 부득이한 사유로 발생시 2010년도에 국가기록원과 이관 재연장 협의)

⑦ 연장사유 : ‘기록물이관시기 연장신청서’ 제출시 참고사항의 기록물 이관사유(예시)를 참조하여 자세히 기재

○ 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

기관명(처리과기관코드) :

일련 번호	등록번호	제 목	수량	생산 연도	보존 기간	이관희망 연 도	연장사유

2. 비치기록물의 지정 관리

□ 비치기록물의 정의

카드․도면․대장 등과 같이 주로 사람․물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어「사무관리규정」제3조 제3호에 따른 처리과에서 계속 비치․활용하여야 하는 기록물

※ 근거 : 공공기록물관리에 관한 법률 시행령 제2조 제3호

□ 비치기록물의 관리

○ 기록관 또는 특수기록관은 처리과로부터 인수받은 비치기록물 중 보존기간 10년이 경과한 보존기간 30년 이상인 기록물을 인수한 다음 연도 중으로 영구기록물관리기관으로 이관하여야 함

※ 근거 : 공공기록물관리에 관한 법률 시행령 제31조 제3항

□ 작성서식

≪비치기록물 목록 서식≫

○ 비치기록물 목록(예시)

기관명 : 행정안전부

일련 번호	단위과제 (단위업무) ①	제 목 ②	비치기록물 지정사유 ③	보존 기간 ④	기록물 형 태 ⑤	비치기록 이관시기 ⑥
	미술품관리	미술품관리대장	1998	영구	대장	업무종료 후

<작성요령>

① 단위과제(단위업무) : 기록관리기준표 또는 기록물분류기준표르 참조하여 해당기록물의 단위과제나 단위업무 기재

② 제목 : 비치대상 기록물명 기재

③ 비치기록 지정사유 : 해당기록물의 특성 및 설명 기재

④ 보존기간 : 영구, 준영구, 30년(기존 20년은 30년에 포함)으로 기재

⑤ 기록물 형태 : 문서(대장 포함), 카드, 도면 등으로 기재

⑥ 비치기록 이관시기 : 비치기록물의 비치종료 사유를 자세히 기재

<별지 8>

☞ 본문

“국가보훈은 대한민국의 과거-현재-미래입니다”
			국가보훈처
수신자				국가기록원장 (수집기획팀장)
(경유)
제목	2007년도 기록물 이관 및 이관 대상 기록물 통보

1. 국가기록원 수집기획팀-1320(2007.02.02)과 관련된 사항입니다.

2. 우리처 이관 대상 기록물을 다음과 같이 이관할 예정이오니, 이관에 차질이 없도록 준비해 주시기 바랍니다.

- 다음 -

○ 이관일시 : 2007.11.21(수)

○ 이관수량 : 법무담당관실 기록물 등 87권

붙  임  1. 국가보훈처 이관 기록물 목록 1부

2. 이관대상 기록물 목록 시스템 파일 1부(별도송부).  끝.

국가보훈처장
주무관									행정사무관						총무과장		전결 11/20
협조자
시행			총무과-6902							(2007.11.20.)			접수
우	150-874					서울 영등포구 여의도동 방송길 13(여의도동 17-23)										/
전화			02-2020-5068				전송	02-784-1087				/	polar777@mpva.go.kr						/		공개

<별지 9>

☞ 본문

호국에는 내가먼저 보훈에는 우리모두
	국 가 보 훈 처
수신자	국가기록원장(사회기록관리과장)
(경유)
제목	기록물 평가심의회 민간위원 추천 의뢰

1.「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제43조와 관련된 사항입니다.

2. 우리 처에서는 기록물 평가심의회의 전문성과 공정성을 높이기 위하여 외부 민간위원을 위촉하고 있습니다. 이번에 민간위원의 임기가 만료하여 새로이 민간위원을 위촉하고자 하오니, 다음과 같이 적합한 자의 추천을 의뢰합니다.

가. 자격요건 : 기록관리 전문가 및 평가심의회 민간위원 유경험자

나. 추천서식

성 명	소속 및 직위	약 력

끝.

	국 가 보 훈 처 장
주무관		사무관		운영지원과장	전결 12/14
협조자
시행	운영지원과-13926		접수
우	150-874	서울시 영등포구 여의도동 17-23 국가보훈처 운영지원과	/	www.mpva.go.kr
전화	02-2020-5344	전송	02-784-1087	/	polar777@mpva.go.kr	/	대국민공개

서민을 따뜻하게 중산층을 두텁게

	국 가 기 록 원
수신자	국가보훈처장(운영지원과장)
(경유)
제목	기록물 평가심의회 민간위원 추천

1. 국가보훈처 운영지원과-13926호(2010.12.14)와 관련입니다.

2. 위 호와 관련하여 외부전문가 명단을 송부하오니 기록물 평가심의회 운영에 참조하시기 바랍니다.

○ 외부전문가 명단

성 명	소속 및 지위	전 공 및 학력 (출신교)	주요경력	자문분야

.  끝.

	국 가 기 록 원 장
주무관		학예연구관		사회기록관리과장	전결 12/20
협조자
시행	사회기록관리과-3158	(2010. 12. 20.)	접수	운영지원과-14170	(2010. 12. 20.)
우	461-370	경기 성남시 수정구 시흥동 231	/	http://www.mopas.go.kr
전화	031-750-2370	전송	031-750-2372	/	bspark98@mopas.go.kr	/	비공개(5,6)

녹색은 생활이다

호국에는 내가먼저 보훈에는 우리모두
	국 가 보 훈 처
수신자	내부결재
(경유)
제목	기록물 평가심의회 외부위원 위촉 계획

1.「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제43조와 관련된 사항입니다.

2. 기록물 평가심의회의 전문성과 공정성을 높이고 효과적인 기록물 폐기를 위한 외부위원 위촉 계획을 붙임과 같이 수립합니다.

붙   임  기록물 평가심의회 외부위원 위촉 계획 1부.  끝.

주무관		사무관		운영지원과장	12/27
협조자
시행	운영지원과-14560		접수
우	150-874	서울시 영등포구 여의도동 17-23 국가보훈처 운영지원과	/	www.mpva.go.kr
전화	02-2020-5344	전송	02-784-1087	/	polar777@mpva.go.kr	/	부분공개(6)

서민을 따뜻하게 중산층을 두텁게

	국가보훈의 역사 보훈기록관이 함께 합니다.	나라사랑 큰 나무

처리부서	운영지원과	보고일시	2010. 12. .
작 성 자	연구사 남경호	검 토 자	과장 OOO

<보고자료>

기록물 평가심의회 외부위원 위촉 계획

❑ 목 적

기록물 평가심의회의 전문성과 공정성을 높이고, 효과적인 기록물 폐기를 위하여 외부 전문가를 위촉하고자 함

❑ 근 거

❍ 「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 제43조 ②항

제43조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기) ② 제1항에 따른 기록물평가심의회는 기록관 또는 특수기록관이 속한 공공기관의 장이 구성․운영하되, 기록물평가심의회 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간 전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2인 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.

❑ 평가심의회 위원 자격 기준

❍ 기록관리 업무에 대해 알고 있는 자

- 기록관리 관련 실적, 전공 및 현재 직업 등을 다각도로 고려

❍ 국가기록원의 추천을 받은 자

- 전문성 및 공정성 제고하기 위하여 국가기록원의 후보 추천 의뢰[별첨 참고]

❑ 향후 일정

❍ 외부위원 위촉

- 2명의 외부위원을 선정하여 외촉 및 통보

❍ 기록물 평가심의회 개최

- 당연직 내부위원 5명 + 외부위원 2명으로 평가심의회 진행

※ 우리처 업무일정 및 민간위원 사정에 따라 서면심의 고려

※ 당연직 위원은 국가보훈처 기록관 운영규정 제11조에 규정되어 있으며, 운영지원과장, 규제개혁법무담당관, 보상정책과장, 제대군인정책과장, 보심 운영기획과장으로 구성

[별 첨] 국가기록원 추천 평가심의회 외부위원 명단

성 명	현 직	학 력	주 요 경 력	자문분야

※ OOO, OOO 교수님 민간위원 위촉 승락함

<별지 10>

☞ 본문

			"보훈의식이 바로서야 대한민국이 바로선다"
처리부서	운영지원과		<계획 보고>
작성일자	2011.12.13.(화)
검토자	과 장 OOO
작성자	연구사 남경호

2011년도 기록물 평가 계획

보존기간이 만료된 기록물에 대한 평가(폐기, 보류, 보존기간 변경 등)를 실시하기 위한 계획을 보고드림

추진근거

❍ 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조, 동법 시행령 제43조

❍ 우리 처 기록관 운영규정(2008년 제정, 훈령 제852호)

평가대상

❍ 우리처 문서고에서 보관중인 보존기간 만료 종이기록물 432권

- 보존기간 10년 286권, 5년 146권(1999년~2005년 생산 기록물)

- 감사담당관 외 16개 처리과 업무 관련 기록물 폐기

※ 문서고에 보관중인 종이기록물만 대상으로 하였으며, e나라/온나라 전자문서는 배제(이관된 전자문서의 무결성 우려로 현재 대부분의 부처가 폐기 보류중임)

평가방법(3심제)

❍ 자체 심사(1차) → 처리과 의견조회(2차) → 평가심의회 심의(3차)

※ 평가심의회 구성 : 내부 당연직 위원 5명(운영지원과장, 규제개혁법무담당관, 보상정책과장, 제군정책과장, 보심 심사 1과장), 외부 민간위원 2명(OOO 기록관리학과 교수 OOO, OOO)

추진일정

❍ 해당 기록물 자체 심사 : 12.1~12.13

❍ 처리과 의견조회 : 12.13~12.19

❍ 기록물 평가심의회 개최 및 평가 완료 : 12.27 예정

❍ 기록물 폐기(파쇄업체 의뢰) 실시 : 12월말~1월초 예정

<별지 11>

☞ 본문

함께하는 공정사회! 더 큰 희망 대한민국
	국 가 보 훈 처
수신자	수신자 참조
(경유)
제목	2011년도 폐기 대상 기록물 의견 조회

1. 관련근거

가. 공공기록물 관리에 관한 법률」제27조(기록물의 폐기) 및 동법 시행령

제43조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기)

나. 국가보훈처 기록관 운영규정 제10조(기록물의 폐기)

2. 2011년도 기록물 폐기를 위해 폐기 대상 기록물에 대한 의견조회를 실시하고자 하오니, 해당 부서는 붙임(기록관 심사 결과)을 참고하여 폐기 여부를 2011.12.19(월)까지 통보하여 주시기 바랍니다. 기한 내 의견이 없을 경우 기록관 심사결과에 동의하신 것으로 간주하여 업무처리를 진행하겠습니다.

붙  임  1. 2011년도 기록물 폐기 의견조회서(기록관 심사 결과) 1부.

2. 기록물 폐기 의견조회서 작성요령 1부.  끝.

	국 가 보 훈 처 장
수신자	감사담당관, 행정관리담당관, 규제개혁법무담당관, 정보화팀장, 운영지원과장, 보상정책과장, 보상관리과장, 단체협력과장, 나라사랑정책과장, 기념사업과장, 공훈심사과장, 복지정책과장, 복지운영과장, 보훈의료과장, 제대군인정책과장, 제대군인지원과장, 보훈심사위원회위원장(심사1과장)
주무관		사무관		운영지원과장	전결 12/13
협조자
시행	운영지원과-14623		접수
우	150-874	서울시 영등포구 여의도동 17-23 국가보훈처 운영지원과	/	www.mpva.go.kr
전화	02-2020-5344	전송	02-784-1087	/	polar777@mpva.go.kr	/	부분공개(5)

함께하는 공정사회! 더 큰 희망 대한민국

기록물 폐기 의견조회서 작성요령

생산부서	생산년도	기록물철 제목	처리부서	보존기간	처리과 의견조회		기록관 심사
					처리과 의견	사유	전문요원 심사의견	사유
총무과	1999	문서등록대장	운영지원과	10년	폐기	행정참조 종료	폐기	행정참조 종료
⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮
⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮
⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮	⋮

1. 해당 ‘처리부서’ 기록물에 대한 폐기 의견 작성

- ‘생산부서’는 기록물을 실제 생산한 부서, ‘처리부서’는 현재 해당 기록물과 관련된 업무를 수행하는 부서임

2. ‘처리과 의견조회’의 경우, ‘폐기/보류/보존기간 변경’ 3가지 중 선택

- 폐기 : 업무수행시 활용할 필요가 없는 기록물에 대한 폐기 결정

- 보류 : 보존기간이 동일한 기록물 중에서 특정 기록물만 폐기 보류(예： 특정 연도에 중요 사건·업무를 수행한 기록물 등)

- 보존기간 변경 : 해당 기록물에 대하여 1년·3년·5년·10년·30년·준영구·영구 7가지 보존기간 중 선택

2. ‘사유’ 작성시 유의사항

- 보류/보존기간 변경 시 구체적인 근거 입력(근거 법령, 관련 업무 등)

- 보류의 경우 일반적으로 1년을 기준으로 함

(예 : 2011년도에 보류가 된 경우, 2012년도 폐기시 해당 기록물에 대한 폐기여부 재검토)

<별지 12>

☞ 본문

함께하는 공정사회! 더 큰 희망 대한민국
	국 가 보 훈 처
수신자	수신자 참조
(경유)
제목	2011년도 기록물 평가심의회 개최

1.「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조 및 동법 시행령 제43조, 국가보훈처 기록관 운영규정(2008년 제정, 훈령 제852호)과 관련된 사항입니다.

2. 문서고 보관중인 기록물 중 보존기간이 만료된 기록물 432권에 대한 폐기여부 및 기록물 평가 기준(안) 검토를 위해 기록물 평가심의회를 다음과 같이 개최하고자 하오니, 당연직 및 민간위원들께서는 참석해주시기 바랍니다.

가. 기록물 평가심의회 구성

○ 위  원  장 : 운영지원과장

○ 당연직위원 : 규제개혁법무담당관, 보상정책과장, 제대군인정책과장,

보훈심사위원회 심사1과장

○ 민 간 위 원 : OOO(OO대 기록관리전공 교수), OOO(OO대 기록관리전공 교수)

나. 심의 일시 및 장소

○ 2011.12.27(화), 15:00, 운영지원과장실

다. 심의대상 기록물

합 계	10년	5년
432권	286권	146권

붙  임  1. 2011년도 기록물 평가 계획 1부.

2. 2011년도 기록물 평가심의회 의결서 1부.

3. 2011년도 기록물 평가심의서 1부.

4. 기록물 평가 기준(안) 1부.  끝.

	국 가 보 훈 처 장
수신자
주무관		사무관		운영지원과장	전결 12/21
협조자
시행	운영지원과-15013		접수
우	150-874	서울시 영등포구 여의도동 17-23 국가보훈처 운영지원과	/	www.mpva.go.kr
전화	02-2020-5344	전송	02-784-1087	/	polar777@mpva.go.kr	/	부분공개(5)

함께하는 공정사회! 더 큰 희망 대한민국

의안번호	제1호		의결사항
의 결 년 월 일	2011. 12. 27.

2011년도 기록물 평가심의회 심의

제출자	기록물 평가심의회 위원장 운영지원과장 O O O
제출년월일	2011. 12. 27.

심 의 의 결 서
1. 안 건 명	2011년도 기록물 평가 심의
2. 의결주문	보존기간이 완료된 기록물에 대한 평가심의를 진행한 후 별첨과 같이 의결함
3. 제안이유	공공기록물 관리에 관한 법률 제27조 및 동법 시행령 제43조에 의거하여, 역사적 가치 등이 있는 중요 기록물이 멸실되지 않도록 기록물 폐기여부를 신중히 검토하여 폐기여부를 결정하고자 함
4. 심의 의결사항	폐기대상 기록물 목록 1부.
위와 같이 심의․의결한다. 2011. 12. 27. 위 원 장 운영지원과장 당연직 위원 〃 규제개혁법무담당관 〃 보상정책과장 〃 제대군인정책과장 〃 보훈심사위원회 심사1과장 민 간 위 원 〃 OO대 기록관리전공 교수 O O O 〃 OO대 기록관리전공 교수 O O O

【관 련 규 정】

◈ 공공기록물 관리에 관한 법률

[법률 제8395호 일부개정 2007. 04.27]

제27조 (기록물의 폐기)  ①공공기관이 기록물을 폐기하고자 하는 때에는 대통령령이 정하는 바에 따라 미리 소관 기록물관리기관의 심사를 받아야 한다.

◈ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령

[대통령령 제20191호 일부개정 2007.7.26]

제43조 (기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기) ①기록관 또는 특수기록관의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 법 제27조 제1항에 따라 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물 평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

②제1항에 따른 기록물평가심의회는 기록관 또는 특수기록관이 속한 공공기관의 장이 구성·운영하되, 기록물 평가심의회의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2인 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다. 다만, 통일, 외교, 안보, 수사, 정보 등의 기록물을 생산하는 기관의 경우에는 민간 전문가 참여를 1인 이상으로 할 수 있다.

기록물 평가 기준(안)

1. 근 거

□ 국가기록원에서 제정한 기록관리업무 표준 중에서『기록물 평가․폐기 절차 - 제1부 : 기록관용(NAK/S 5-1:2009, v2.0)』에서 기록물 평가 기준에 대하여 명시

기록물 평가심의회는 공공기관의 장이 요청하여 회의를 개최하며 다음의 사항을 심의하도록 한다.

․ 기록물 평가 정책 및 평가 기준

․ 기록물 평가 및 폐기 심사 결과

․ 기타 기록물 평가와 관련하여 공공기관의 장이 요청한 사항

※ 기록물 평가 기준 수립 의무는 국가기록원의 2012년도 기록관리현황평가에서 평가지표로 명시하고 있음

2. 목 적

□ 본 지침이 제시하는 기준에 의거하여, 역사적․행정적 가치 및 활용 가치를 갖는 기록물을 효과적으로 선별할 수 있음

◦ 역사적․행정적 가치는「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 별표 1에서 제시하고 있는 보존기간 책정 기준을 참조하여 공공기관별로 세부 기준을 마련하여 판단

◦ 활용 가치는 해당 기록물과 관련된 업무 또는 사업이 종료되었는지, 소송의 진행 여부, 업무의 지속성을 위해 참조할 가치가 있는지 여부 등으로 판단

□ 보존가치를 상실한 기록물은 신속하게 폐기함으로써 효율적인 기록관리 업무를 수행할 수 있음

3. 기 준

□ 기록물 평가 시 해당 기록물의 보존가치에 대하여 종합적으로 판단하기 위하여 다음의 자료를 평가 기준으로 사용함

◦「공문서 분류번호 및 보존기간(1997~2003)」

◦「국가보훈처 기록물 분류기준표(2003~2007)」

◦「국가보훈처 기록관리기준표(2007~현재)」

◦「국가보훈처 기록물 보존기간 준칙(2012년 시행 예정)」

□ 기록물 평가 시「기록관리기준표」와「기록물 보존기간 준칙」의 평가 기준을 우선적으로 적용함

◦ 위의 2개의 평가 기준에 해당하지 않는 기록물인 경우「공문서 분류번호 및 보존기간」,「분류기준표」사용

※「공문서 분류번호 및 보존기간」,「분류기준표」는 현재는 미사용 평가 기준

4. 유의사항

□ 기록물 평가 시 4개의 평가 기준에 명시된 보존기간이 상이한 경우, 가장 긴 보존기간을 기준으로 기록물을 평가

예) 국가유공자 심의의결 기록물의 경우「공문서 분류번호 및 보존기간」에서는 10년으로 규정하고 있으나, 「분류기준표/기록관리기준표」에서는 준영구로 규정. 따라서 해당 기록의 보존기간은 ‘준영구’로 간주해야 함

□ 평가를 통해 보존기간이 변경된 기록물의 경우, 기존 및 향후 생산될 기록물의 보존기관도 일괄 변경

예) 2000년에 생산된 ‘법령 제정’ 기록물의 보존기간을 영구로 변경한 경우, 그 이전에 생산하였거나 현재 생산한 기록물까지 모두 보존기간을 ‘영구’로 소급 적용

<별지 13>

☞ 본문

“국가보훈은 대한민국의 과거-현재-미래입니다”
			국가보훈처
수신자				대한민국 재향군인회장
(경유)
제목	공공기관 폐기문서 및 폐휴지류 수집처리 대행업체 지정

1. 향군기-1253(2007.12.17)과 관련된 사항입니다.

2. 귀 회를 2008년도 폐기문서 및 폐휴지류 수집처리 대행기관으로 붙임과 같이 지정하오니, 폐기문서 용해처리 등 제반 준수사항을 철저히 이행하여 주시기 바랍니다.

붙  임  공공기관 폐기문서 및 폐휴지류 수집처리 대행기관 지정서 1부.  끝.

국가보훈처장
주무관									행정사무관						총무과장		전결 02/28
협조자
시행			총무과-1154							(2008.02.29.)			접수
우	150-874					서울 영등포구 여의도동 방송길 13(여의도동 17-23)										/
전화			02-2020-5344				전송	02-784-1087				/	polar777@mpva.go.kr						/		공개

공공기관 폐기문서 및 폐휴지류 수집처리 대행기관 지정서

�

국가보훈처 및 소속기관의 폐기문서 및 폐휴지류를 수집처리할 대행기관을

다음과 같이 지정함.

대행기관 : 대한민국 재향군인회

주    소 : 서울특별시 송파구 신천동 7-13

2008.  2. 28.

국  가  보  훈  처  장

1. 대행기관 지정기간 : 2008. 1. 1 ～ 2008. 12. 31

2. 수매단가 : 한국물가협회(재정경제부 허가 제24호)가 매년 책정한 지종별 단가 적용

3. 대행기관의 준수사항

가. 국가보훈처 및 소속기관에서 수집된 폐기문서 및 폐휴지 (이하 “폐휴지류”라 한다)는 적체됨이 없이 즉시 처리토록 한다.

나. 수거한 폐휴지류는 철저히 관리하여 보안상의 문제점이 없도록 하여야 하며, 문제 발생시에는 대행기관이 책임을 진다.

다. 폐휴지류는 제지원료 이외에는 사용하지 못한다.

라. 본 준수사항 이외의 폐휴지류 수집처리에 관한 사항도 국가보훈처장의 결정에 따라야 한다.

4. 기타사항

가. 대행기관이 준수사항을 이행하지 아니하거나, 국가보훈처장이 필요하다고 인정할 때에는 본 지정을 취소할 수 있다.

나. 지정기관 만료일 15일전까지 쌍방간 별도 의사표시가 없을 때는 지정기간 만료시점부터 본 내용과 동일한 조건으로 1년간 자동 연장되는 것으로 간주한다.

<별지 14>

기록물 열람/대출 신청서

☞ 본문

성명
소속
연락처
열람/대출 신청 기록물
신청 유형	열람 ( )	대출 ( )
	* 대출은 국가보훈처 소속 공무원에 한함
해당 기록물의 내용을 누설하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 업무 추진을 방해하는 등의 문제가 발생할 경우 모든 책임을 감수하도록 하겠습니다. 신청일 : 20 년 월 일 신청자 : ( 서명 )
접수번호
접수자

기록물 복사/송부 신청서

성명
소속
연락처
복사/송부 신청 기록물
신청 목적	□ 관련 업무 담당자로서, 업무 수행 참고자료로 활용 □ 감사 등 업무 수행 참고자료로 활용 □ 기타( )
본인은 위 기록물을 업무 신청 목적으로만 사용할 것이며, 해당 기록물의 내용을 누설하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 업무 추진을 방해하는 등의 문제가 발생할 경우 모든 책임을 감수하도록 하겠습니다. 신청일 : 20 년 월 일 신청자 : ( 서명 )
접수번호
접수자

<별지 15>

☞ 본문

기록물 대출/열람 통계 확인방법

1. 기록관리시스템

2. 자료관시스템

☞ 본문

<별지 16>

☞ 본문

더 평화롭고 안전한 세계, 2012 서울 핵안보정상회의
	국 가 보 훈 처
수신자	수신자 참조
(경유)
제목	2012년 기록관리 현황평가 관련 교육 실시

1. 국가기록원 표준협력과-78(2012.1.20)과 관련된 사항입니다.

2.「공공기록물 관리에 관한 법률」제9조 및 동법 시행령 제63조에 의거한 2012년도 기록관리 현황평가와 관련하여 지방청 기록물관리 담당자를 대상으로 아래와 같이 교육을 실시하고자 하오니 반드시 참석해주시기 바랍니다.

가. 일시/장소 : 2012.2.24(금) 14:00 - 17:00, 대전지방보훈청

나. 참석 대상 : 지방청 기록물관리 담당자

다. 교육 내용 : 2012년 평가계획 안내 및 2013년 평가지표(안) 설명

※ 직장교육으로 상시학습 3시간 인정

붙 임   1. 2012년 기록관리 현황평가 교육계획 1부.

2. 2012년 기록관리 평가계획 1부.

3. 2013년 기록관리 평가지표(안) 1부.  끝.

	국 가 보 훈 처 장
수신자	서울지방보훈청장(총무과장), 부산지방보훈청장(총무과장), 대전지방보훈청장(총무과장), 대구지방보훈청장(총무과장), 광주지방보훈청장(총무과장)
주무관		사무관		운영지원과장	전결 02/20
협조자
시행	운영지원과-2152		접수
우	150-874	서울시 영등포구 여의도동 17-23 국가보훈처 운영지원과	/	www.mpva.go.kr
전화	02-2020-5344	전송	02-784-1087	/	polar777@mpva.go.kr	/	대국민공개

함께하는 공정사회! 더 큰 희망 대한민국

	"보훈의식이 바로서야 대한민국이 바로선다."
처리부서	운영지원과	보고일시	2012. 2. 20.(월)
작 성 자	주무관 남경호	검 토 자	과장 OOO		< 계획 보고 >

2012년 기록관리 현황평가 교육 계획 보고

2012년도 기록관리 현황평가와 관련하여 지방청 기록물관리 담당자를 대상으로 시행하는 교육계획을 보고드림

► 일시/장소 : 2012. 2. 24.(금) 14:00～17:00, 대전지방보훈청 소회의실

관련근거

❍ 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제9조 및 동법 시행령 제63조

- 전년도 기록물관리 현황을 평가하며, 평가결과는 국무회의 보고(10월)

현황평가 교육 계획

❍ 일시/장소 : 2012. 2. 24.(금). 14:00～17:00, 대전지방보훈청

❍ 참석 대상 : 5개 지방청 기록물관리 담당

❍ 교육 내용 : ‘12년 평가계획 및 실적 작성방법 안내, ‘13년 평가지표 설명

❍ 상시 학습 : 직장교육(시책)으로 3시간 인정

☞ 세부시간계획

시 간	교 육 내 용
14:00～15:00(60′)	‘12년 기록물관리 업무계획 및 유의사항 안내
15:00～16:00(60′)	‘12년 기록관리 평가대상 및 평가실적 작성방법 안내
16:00～17:00(60′)	‘13년 기록관리 평가지표 설명

향후일정

❍ ‘12년도 현황평가 실적작성 및 국가기록원 제출(~3.31)

❍ 기록관리 현황에 대한 온라인/오프라인 평가 실시(4월~8월)

❍ 평가결과 국무회의 보고(10월) 및 평가대상기관 통보(11월)

<별지 17-0>

☞ 본문

달라진 사항

구 분	2012년	2013년
해	당 없	음

<별지 17>

◎ 공공기록물 관리에 관한 법률

☞ 본문

제13조 (기록관) ①공공기관의 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 대통령령이 정하는 공공기관은 기록관을 설치·운영하여야 한다. 다만, 제14조의 규정에 의한 특수기록관을 설치·운영하는 공공기관의 경우에는 당해 공공기관 내에 기록관을 설치할 수 없다.

②기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 당해 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행

2. 당해 공공기관의 기록물의 수집·관리 및 활용

3. 기록관이 설치되지 아니한 관할공공기관의 기록물관리

4. 영구기록물관리기관으로의 기록물의 이관

5. 당해 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수

6. 관할공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

7 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

제19조 (기록물의 관리 등) ①공공기관은 대통령령이 정하는 바에 따라 기록물의 보존기간·공개 여부, 비밀 여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 한다.

②공공기관은 대통령령이 정하는 기관 이내에 기록물을 소관 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 소관 기록관 또는 특수기록관리 설치되지 아니한 공공기관의 경우는 대통령령이 정하는 바에 따라 공공기관의 장이 지정하는 부서에 기록물을 이관하여야 한다.

③기록관 또는 특수기록관은 보존기간이 30년 이상으로 분류된 기록물에 대하여는 대통령령이 정하는 기간 이내에 소관 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

④특수기록관은 제3항의 규정에 불구하고 소관 비공개 기록물에 대하여는 생산연도 종료 후 30년까지 그 이관시기를 연장할 수 있으며, 30년 경과 후에도 업무수행에 사용할 필요가 있는 경우에는 대통령령이 정하는 바에 따라 중앙기록물관리기간의 장에게 이관시기의 연장을 요청할 수 있다.

⑤국가정보원장은 제4항의 규정에 불구하고 소관 비공개 기록물에 대하여 생산연도 종료 후 50년까지 그 이관시기를 연장할 수 있으며, 공개될 경우 국가안전보장에 중대한 지장을 초래할 것이 예상되는 정보업무 관련 기록물에 대하여는 대통령령이 정하는 바에 따라 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 이관시기를 따로 정할 수 있다.

⑥공공기관은 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 대통령령이 정하는 바에 따라 매년 기록물의 생산현황을 소관 기록물관리기관에 통보하여야 한다. 이 경우 중앙행정기관의 소속 기관에 기록관 또는 특수기록관을 설치한 경우에는 중앙행정기관의 기록관 또는 특수기록관이 그 생산현황을 취합하여 중앙기록물관리기관으로 통보하여야 한다.

⑦중앙기록물관리기관의 장은 공공기관 기록물의 관리 상태를 정기 또는 수시로 점검하여야 한다. 다만, 국가정보원의 소관 기록물에 대하여는 국가정보원장과 협의하여 그 방법 및 절차 등을 따로 정할 수 있다.

제27조 (기록물의 폐기) ①공공기관이 기록물을 폐기하고자 하는 때에는 대통령령이 정하는 바에 따라 미리 소관 기록물관리기관의 심사를 받아야 한다.

②영구기록물관리기관이 보존중인 기록물에 대하여 보존가치를 재분류하여 폐기하고자 하는 때에는 대통령령이 정하는 기준과 절차를 준수하여야 한다.

제28조 (기록물관리기관의 시설·장비) ①중앙기록물관리기관의 장은 기록물의 체계적 관리, 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 대통령령이 정하는 바에 따라 기록물관리기관별 시설·장비기준을 정하여야 한다.

②기록물관리기관의 장은 제1항의 규정에 따른 시설·장비기준을 준수하여야 하며, 이를 준수하지 아니하는 기록물관리기관에 대하여는 중앙기록물관리기관의 장이 그 시정을 요구할 수 있다.

<별지 18>

◎ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령

☞ 본문

제24조 (기록물의 정리) ①법 제18조에 따라 공공기관은 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 행정자치부령이 정하는 바에 따라 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 확정 등을 하여야 한다.

②제1항에 따른 기록물 정리 결과는 제20조제1항 및 제23조제2항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영하여야 한다.

제32조 (기록물의 이관) ①법 제19조제2항에 따라 공공기관은 공공기관의 기록물을 처리과에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 관할 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관 또는 특수기록관으로 이관한다.

②제1항에 불구하고 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관은 제10조제1항제10호 및 제11호에 의해 기록관을 설치하여야 하는 공공기관을 제외하고는 해당 공공기관의 장이 지정한 부서로 기록물을 이관한다.

③제1항 및 제2항에 불고하고 기록관 또는 특수기록관이 설치되지 아니하거나 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있다.

④공공기관이 전자기록물을 이관하는 경우에는 진본성, 무결성 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수(檢收)하고, 오류가 없는 기록물에 대하여 행정전자서명 및 전자기록물이 해당 공공기관에 제시된 시점을 확인한 정보(이하 “시점확인 정보”라 한다)를 포함하여 이관하여야 한다. 이 경우 이관포맷, 방식 및 데이터 규격은 중앙기록물관리기관의 장이 정한다.

⑤공공기관이 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 행정자치부령이 정하는 바에 따라 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출하여야 한다.

제33조 (처리과의 기록물생산현황 통보) 법 제19조제6항에 따라 공공기관은 매년 3월 31일까지 관할 기록관 또는 특수기록관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보하여야 한다. 이 경우 기록물 생산현황의 통보는 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 제20조제1항 및 제23조제2항에 따른 기록물 등록정보를 전자기록생산시스템을 통하여 제출한다.

제35조 (처리과 기록물 인수) ①기록관 또는 특수기록관은 그 공공기관 및 소속기관의 이관 대상 기록물을 인수·관리하여야 한다.

②기록관 또는 특수기록관이 전자기록물을 인수하는 경우에는 행정전자서명의 확인 등 그 전자기록물의 진본확인 절차를 거쳐야 하며, 메타데이터(metadata) 오류, 바이러스 검사 등 품질검사를 실시하여야 한다.

③기록관 또는 특수기록관이 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 거쳐야 한다.

④기록관 또는 특수기록관의 장은 제2항 또는 제3항에 따른 기록물의 진본 확인절차, 품질검사 및 검수절차 과정에서 미비사항 또는 오류사항을 발견한 경우에는 이를 이관을 요청한 처리과로 즉시 통보하여야 하며, 해당 처리과는 미비사항 또는 오류사항을 수정·보완한 후에 재이관하여야 한다.

⑤기록관 또는 특수기록관의 장은 인수절차 종료시 그 결과를 해당 처리과에 통보하여야 하며, 그 처리과는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 한다.

⑥제1항 내지 제5항의 규정에도 불구하고 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관은 기록물의 인수 및 검수 절차를 따로 정하여 시행할 수 있다.

제38조 (기록관 및 특수기록관의 서고관리) ①법 제30조에 따라 기록관 또는 특수기록관의 장은 기록물을 안전하게 보존관리하기 위하여 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난대비 계획 수립·시행 등 필요한 조치를 취하여야 한다.

②기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 하며, 구체적은 배열방식은 기록관 또는 특수기록관의 장이 정한다.

③기록관 또는 특수기록관의 장은 보존중인 기록물에 대하여 행정자치부령이 정하는 기준에 따라 정수점검(整數點檢)과 상태점검을 실시하여야 한다.

제40조 (기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 이관) ①법 제19조에 따라 기록관 또는 특수기록관의 장은 보존기간 30년 이상의 기록물을 보존기간의 기산일로부터 10년이 경과한 다음연도 중에 관할 영국기록물관리기관이 제시한 일정에 따라 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 일정기간 동안 이관을 연기하고자 하는 경우에는 이관예정일 1월 전까지 관할 영구기록물관리기관의 장의 승인을 받아야 한다.

②제1항에 불구하고 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관의 기록물은 그 공공기관에서 보존한다. 다만, 국가적 보존가치가 높아 영구기록물관리기관이 지정한 기록물의 경우에는 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

③기록관 또는 특수기록관의 장은 제1항에 따라 전자기록물을 이관하가조 하는 경우에는 진본성·무결성·신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 이관 대상 기록물을 검수하고 오류가 없는 전자기록물에 대하여 진본임을 확인하는 행정전자서명 및 시점확인 정보를 첨부한 후 이관하여야 한다. 이 경우 이관포맷, 방식 및 데이터 규격은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라야 한다.

④제1항에 따라 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하고자 하는 경우에는 행정자치부령이 정하는 바에 따리 기록물을 보존상자에 넣어 이관목록과 함께 이관하여야 한다.

제42조 (기록물 생산현황 통보) ①법 제19조제6항에 따라 기록관 또는 특수기록관의 장은 매년 5월 말까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보하여야 한다. 다만, 제3조 각호의 어느 하나에 해당하는 공공기관은 행정자치부령으로 정하는 기관을 제외하고는 관할 영구기록물관리기관으로 생산현황을 통보하지 아니하고 자체적으로 관리한다.

②제1항에 따른 기록물생산현황의 통보는 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 제20조제1항에 따른 기록물 등록정보를 전자기록생산시스템을 통하여 제출한다. 다만, 안보·정보 분야 기록물은 비밀누설의 우려가 있는 경우 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 등록정보중 일부항목을 제외하고 제출할 수 있다.

제43조 (기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기) ①기록관 또는 특수기록관의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 법 제27조제1항에 따라 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

②제1항에 따른 기록물평가심의회는 기록관 또는 특수기록관이 속한 공공기관의 장이 구성·운영하되, 기록평가심의회의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간 전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2인 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다. 다만, 통일, 외교, 안보, 수사, 정보 등의 기록물을 생산하는 기관의 경우에는 민간 전문가 참여를 1인 이상으로 할 수 있다.

제44조 (기록관 및 특수기록관의 기록물 인수) ①영구기록물관리기관의 장은 매년 11월 30일까지 공공기관별 이관일정 및 이관대상 등이 포함된 다음연도의 기록물 수집계획을 수립·시행하여야 한다.

②영구기록물관리기관이 전자기록물을 인수하는 경우에는 행정전자서명의 확인 등 진본 확인 절차를 수행하여야 하며, 메타데이터 오류, 바이러스 검사 등 품질검사를 실시하여야 한다. 이 경우 바이러스 검사는 인수시 1차 검사를 실시하고, 일정 기간 격리보관한 후에 2차 검사를 실시하는 방식으로 한다.

③영구기록물관리기관의 장이 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록 일치여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 수행하여야 한다.

④영구기록물관리기관의 장은 제2항 또는 제3항에 따른 기록물 진본확인 절차, 품질검사 및 검수과정에서 미비사항 또는 오류사항을 발견한 경우에는 이를 이관 요청 공공기관의 장에게 즉시 통보하여야 하며, 해당 공공기관의 장은 미비사항 또는 오류사항을 수정·보완한 후 재이관하여야 한다.

☞ 본문

⑤영구기록물관리기관의 장은 인수절차 종료시에 그 결과를 해당 공공기관에 통보하여야 하며, 그 공공기관은 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 한다.

제60조 (기록물관리기관의 보존시설·장비 및 환경기준) ①법 제28조에 따라 기록물관리기관이 갖추어야 하는 보존시설 및 장비의 기준은 별표 6과 같다.

②기록물관리기관의 장은 법 제28조제2항에 따라 매년 5월 31일까지 시설·장비 및 환경 구축 현황을 중앙기록물관리기관에 통보하여야 하며, 중앙기록물관리기관의 장은 기록물관리기관의 시설·장비 및 환경 기준 준수 여부를 지속적으로 관리하여야 한다.

<별지 19>

◎ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙

제32조 (보존기록물의 반출제한) ①보존기간이 30년 이상인 기록물은 서고 외의 지역으로의 반출을 금함을 원칙으로 한다.

②보존기간이 30년 이상인 기록물을 부득이한 사유로 서고 외의 지역으로 반출하고자 하는 때에는 그 서고를 관리하는 기록물관리기관의 장의 승인을 받은 별지 제8호서식의 기록물반출·반입서를 그 서고관리책임자에게 제출하여야 한다.

제33조 (보존기록물의 원본열람) 보존기간이 30년 이상이고, 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 열람은 그 기록물이 수록된 보존매체를 사용하여야 하며, 부득이한 사유로 원본을 열람에 제공하는 때에는 기록물의 열람업무를 담당하는 자가 계속하여 입회하여야 한다.

<별지 20>

◎ 국가보훈처 기록관 운영규정

☞ 본문

제7조 (기록물 정리 및 생산현황 통보) ①기록관장은 처리과에서 전년도에 생산·완결된 기록물의 정리를 위하여 처리과 기록물관리 업무담당자에 대한 교육을 매년 2월 말까지 실시하여야 하며, 처리과에서는 이에 따라 기록물의 공개여부·접근권한 재분류·편철 확정을 실시하고 그 결과를 매년 3월 말까지 기록관에 통보하여야 한다.

②기록관장은 이 결과를 매년 5월 31일까지 중앙기록물관리기관에 통보하여야 한다.

제8조 (기록물 인수) ①기록관은 처리과에서 생산·접수한 모든 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 인수하여 보존·관리한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 단위과제카드 종결 즉시 기록관리시스템으로 인계하여야 한다.

②처리과에서는 인계하고자 하는 모든 기록물건에 대한 공개 여부를 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」(이하 “정보공개법”이라 한다) 제9조의 비공개대상정보 세부기준에 따라 구분하여 색인목록에 표시하여야 하며, 기록관장은 이에 따라 인수기록물의 공개 여부를 분류하여 관리하여야 한다.

③처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 “별지 1호 서식”에 따라 사전에 이관연기 신청서를 제출할 수 있다. 다만, 이관연기 기관은 해당 기록물의 보존기간을 초과할 수 없으며, 보존기간 만료시에는 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.

④직제개편, 한시조직 등의 해산 등의 경우에는 업무를 인계받는 부서에서 기록물을 인수받아 관리하되, 업무 승계 부서가 없는 경우에는 기록관에서 인수하여 관리하여야 한다.

제9조 (기록물의 보존 및 서고관리) ①기록관에서 인수한 기록물은 기록물형태별·보존기간별·처리과별·생산연도별로 구분하여 기록물 서고에서 보존·관리하여야 한다.

②기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리 책임자를 지정하여야 하며, 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등의 조치를 취해야 한다.

제10조 (기록물 폐기) ①기록물의 폐기는 기록관장의 책임 하에 실시한다.

②보존기간이 경과한 기록물 중 중요기록물의 멸실을 방지하기 위하여 기록물관리전문요원의 폐기심사와 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 결정하여야 하며 “별지 2호 서식”에 따른 기록물평가심의서를 작성·보존하여야 한다.

③전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각·파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 기록관장은 폐기대상 기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 마련하여야 한다.

제11조 (기록물평가심의회 구성 및 운영) ①기록관장은 기록물 폐기에 대한 심의를 하기 위하여 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치·운영하되, 각 심의회의 위원 수는 다음 각 호와 같다.

1. 처 본부 심의회 : 위원장 1명을 포함한 7명 이내로 하되, 위원 중 2명은 민간위원으로 위촉

2. 지방보훈청 및 국립대전현충원 심의회 : 위원장 1명을 포함한 5명 이내

②처 본부 심의회의 위원장은 기록관장이 되고, 당연직 위원은 규제개혁법무담당관, 등록심사과장, 정책총괄과장, 보훈심사위원회 사무국 운영기획과장이 되며, 민간위원은 기록관리에 관한 전문지식과 경험이 풍부한 외부전문가 중에서 처장이 위촉하는 자가 된다.

③지방보훈청 및 국립대전현충원 심의회는 기록관장을 위원장으로 하여 각 과의 과장을 위원으로 하되, 필요한 경우 외부전문가를 위촉하여 구성할 수 있다.

④심의회의 당연직 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 민간위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

⑤심의회는 위원장이 소집하며, 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개회하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 부득이한 사정으로 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있으며, 이 경우 당해 위원은 심의회에 출석한 것으로 본다.

☞ 본문

⑥심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다

1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정여부

2. 기록물에 대한 보존기간의 조정

3. 기타 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

⑦회의록 작성, 업무협조 등 심의회의 원활한 업무처리를 위하여 기록물관리 담당 사무관 또는 업무담당자를 간사로 보한다.

제20조 (기록물의 열람 및 대출) ①기록관의 열람시간은 공무원 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

②기록물의 대출기한은 7일로 제한하며, 1회에 한하여 7일간 연장할 수 있다.

③출입자 및 대출·열람 기록물에 대한 기록을 “별지 3호 서식”인 열람/대출 신청서로 작성·유지하여야 하며, 지방청 및 지청에서 기록물 복사·송부를 요청할 경우에는 “별지 4호 서식”인 복사/송부 신청서를 제출받고 제공해줄 수 있다.

④다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 대출중이라도 지체 없이 반납해야 한다.

1. 휴가·전직·퇴직·타부처 전출

2. 대출기간을 초과하는 휴가·병가·장기출장

3. 그 밖에 기록관장이 반납을 요구하는 경우