특별지방행정기관의 기록관리 현황 및 개선과제

남 경 호

국가보훈처 기록연구사

hitebear77@gmail.com

< 목 차 >

1. 머리말

2. 특별지방행정기관의 기록관리 현황

2-1. 특별지방행정기관 정의

2-2. 특별지방행정기관 기록관리 현황

3. 특별지방행정기관의 기록관리 이슈 및 개선과제

3-1. 기록연구사 채용 문제

3-2. 특별지방행정기관의 기록관 체계

4. 맺음말

1. 머리말

최근 중앙행정기관 소속의 특별지방행정기관 기록연구사를 채용하는 필기시험이 국가기록원 주관으로 진행되었다. 대략 300여명이 필기시험에 응시한 것으로 알고 있으며, 향후 면접시험을 거쳐 30명의 특별지방행정기관의 기록연구사가 채용될 예정이다. 특별지방행정기관에서 기록연구사를 채용하는 것은 이번이 처음이다.

한국기록전문가협회에서 조사하여 발표한 자료에 의하면, 기록물관리 전문요원 배치해야 하는 기관은 특별지방행정기관을 포함하여 총 827곳이다. 그 중에서 전문요원(연구직, 행정/사서, 전임/시간제 계약직, 기타 등)이 배치된 기관은 373곳(약 45% 배치)이나 특별지방행정기관(164곳)에는 단 1명도 배치하지 않았다.

한국기록전문가협회에서 조사한 기록물관리 전문요원 배치현황('13.2월말 기준) 참고(http://archivists.or.kr/605)

지금까지 특별지방행정기관의 기록관리에 대한 연구는 거의 이루어지지 않았다. 이와 관련된 학위논문 혹은 연구보고서는 찾아볼 수가 없으며, 오직 국가기록원에서 진행하는 기록관리현황평가 결과보고서를 통해서 특별지방행정기관의 기록관리 현황을 일부나마 파악할 수 있는 정도이다. 당장 올해 말부터 특별지방행정기관에 배치되어 일을 해야 하는 기록연구사들은 맨땅에 헤딩하는 심정으로 기록관리를 추진해나가야 하는 실정이다.

특별지방행정기관의 기록관 체계, 전반적인 기록관리 현황과 관련된 연구를 찾아볼 수 없다는 뜻이다.

이와 관련하여 본 연구는 특별지방행정기관의 기록관리 현황을 분석하여 문제점 및 개선사항을 도출하고자 하였다. 가장 기본적인 개념 정의부터 시작하여 근무환경 및 업무현황을 살펴볼 것이다. 나아가 현재 가장 뜨거운 이슈가 되고 있는 특별지방행정기관 기록연구사 채용 문제, 특별지방행정기관의 기록관 발전가능성 등에 대해서도 논의를 해보고자 한다. 이 연구를 계기로 특별지방행정기관의 기록관리와 관련된 많은 연구가 발표되기를 기대한다.

2. 특별지방행정기관의 기록관리 현황

2-1. 특별지방행정기관의 정의

「행정기관의 조직과 정원에 관한 통칙(대통령령 제24463호, 2013.3.23. 일부개정)(이하 '통칙'이라 한다.)」에서 규정하고 있는 특별지방행정기관은 다음과 같다.

<표 1> 특별지방행정기관의 개념

․특정한 중앙행정기관에 소속되어, 당해 관할구역 내에서 시행되는 소속 중앙행정기관의 권한에 속하는 행정사무를 관장하는 국가의 지방행정기관을 말한다.

․중앙행정기관의 업무를 지역적으로 분담하여 수행할 필요가 있고, 당해 업무의 전문성과 특수성으로 인하여 지방자치단체 또는 그 기관에 위임하여 처리하는 것이 적합하지 아니한 경우에 이를 둘 수 있다.

․지역적인 특수성, 행정수요, 다른 기관과의 관계 및 적정한 관할구역 등을 감안하여야 한다.

위의 통칙에서 정의하는 특별지방행정기관은 <표 3>에서 알 수 있듯이 2013년 현재 1,591개이다. 이곳 모두가 기록관을 설치하고 기록물관리 전문요원을 배치해야 하는 것은 아니며,「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령(대통령령 제24723호, 2013.9.13. 일부개정)(이하 '공공기록물법 시행령'이라 한다.)」에서 규정하고 있는 기록관 설치 대상 특별지방행정기관은 <표 2>와 같다.

<표 2> 특별지방행정기관 중에서의 기록관 설치 대상 기관

․중앙행정기관의 소속기관 중 지방보훈청, 지방국세청, 서울세관, 인천공항세관, 부산세관, 인천세관, 대구세관, 광주세관, 고등검찰청, 지방검찰청 및 지청, 지방교정청, 지방병무청, 지방경찰청, 지방우정청, 지방식품의약품안정청, 유역환경청, 지방환경청 및 국립환경과학원, 지방고용노동청, 중앙노동위원회, 지방국토관리청, 중앙토지수용위원회, 지방해양항만청, 지방항공청, 지방해양경찰청(제10조 기록관의 설치)

2-2. 특별지방행정기관 기록관리 현황

통칙 및 공공기록물관리법에서 규정하는 특별지방행정기관 및 기록관 설치 대상 기관은 <표 3>과 같다.

안전행정부 홈페이지에서 정부조직관리정보시스템/정부조직통계/기구정원관련통계 메뉴에서 '부처별 특별지방행정기관 현황(2013.9.30일 기준)을 참고하였음(홈페이지 열람 시기. 2013.11.22)

<표 3> 특별지방행정기관 기록관 현황(2013.9.30 기준)

기관유형	부처	기관명	기관수	기록관
세무 행정기관	국세청	지방국세청	6	6
		세무서	111
		세무지서	19
	관세청	세관	47	6 공공기록물관리법 시행령에 의거하여 서울세관, 인천공항세관, 부산세관, 인천세관, 대구세관, 광주세관 6곳은 기록관 설치 대상 기관이다.
		세관감시소	5
공안 행정기관	법무부	지방교정청	4	4
		교도소, 구치소, 지소	50
		소년원, 소년분류심사원	11
		보호관찰소, 지소	56
		청소년비행예방센터	13
		출입국관리사무소	19
		출입국관리출장소	21
		외국인보호소	2
		위치추적관제센터	2
	검찰청	고등검찰청	5	5
		지방검찰청	18	18
		지청	40	40 검찰청 지청의 경우 기록연구사 인력(40명)을 반납한 것으로 알고 있으며, 국가기록원과 검찰청의 협의를 통해 기록관 설치 대상 기관에서 지청을 뺄 예정이다.
	경찰청	지방경찰청	16	16
		경찰서	250
		지구대, 파출소	1,944
	해경청	지방해양경찰청	4	4
		해양경찰서	16
		파출소, 출장소	101
	국토부	철도특별사법경찰대	1
		지방철도특별사법경찰대	28
노동 행정기관	노동부	지방고용노동청	6	6
		지방고용노동지청, 출장소	41	1 중앙노동위원회는 공공기록물관리법 시행령에 의거하여 기록관 설치 대상 기관이다.
현업 행정기관	미창부	지방우정청	9	9
		우체국	1,972
		우편집중국	24
		우편물류센터	3
기타 행정기관	공정위	지방사무소	5
	보훈처	지방보훈청	5	5
		보훈지청	19
	조달청	지방조달청	11
	통계청	지방통계청	5
		사무소	49
	병무청	지방병무청	11	11
		지방병무청 지청	2
	기상청	지방기상청	5
		기상대	45
		항공기상청	1
		항공기상청 기상대	4
		항공기상청 공항기상실	8
	산림청	지방산림청	5
		국유림관리소	27
	산자부	광산보안사무소	4
	중기청	지방중소기업청	14
	복지부	국립검역소	13
		국립검역소 지소	10
	식약처	지방식품의약품안정청	6	6
		수입식품검사소	13
	환경부	지방(유역)환경청	7	7
		수도권대기환경청	1
		환경출장소	1
	국토부	지방국토관리청	5	5
		국토관리사무소	18
		국토관리사무소 출장소	10
		홍수통제소	4
		지방항공청	2	2
		항공관리사무소	2
		비행점검센터	1
		지방공항출장소	12
	해수부	지방해양항만청	11	11
		해양사무소	9
		해양사무소 출장소	5
		건설사무소	1
		위성항법중앙사무소	1
		진도해양교통시설사무소	1
	특허청	서울사무소	1

※ 특별지방행정기관은 아니지만 국립환경과학원 1개(환경부 산하)와 중앙토지수용위원회(국토부 산하) 1개도 기록관 설치 대상 기관

<표 3>에서 알 수 있듯이 전체 특별지방행정기관은 5,198곳이다. 이 기관 중에서 연간 기록물 생산 및 보존 현황을 기준으로 국가기록원과 협의를 거쳐 기록관 설치 대상이 되며, 공공기록물관리법 시행령에 기록관 설치 대상 기관으로 명시된다.  현재 기록관 설치 대상 기관은 164개(국립환경과학원, 중앙토지수용위원회 포함)이다. 그 중에서 124개의 특별지방행정기관에 기록연구사를 3년에 걸쳐 배치할 예정이다.

공공기록물관리법 시행규칙 제2조(기록관 설치기준 및 관리기준)에서는 연간 기록물 생산량이 1천권 이상이거나 보존대상 기록물이 5천권 이상인 기관은 기록관을 설치․운영해야 한다고 명시하고 있다.

2013년도 국가기록원 업무계획에 "중앙부처 소속기관에 3년간 124명 및 국․공립대학에 50명 배치 추진"이라고 명시하고 있다.

(1) 기록관 조직 현황

현재 특별지방행정기관의 기록관 조직의 경우 <표 4>와 같이 구성되어 있는 것이 일반적이다.

<표 4> 특별지방행정기관의 기록관 조직 구성원

	직위(직급)	비고
기록관장	총무과장 혹은 운영지원과장(4~5급)
기록관 업무 총괄	서무계장/팀장(6급)
기록관리	일반직(8~9급), 기능직	1사람이 모든 업무 담당
정보공개	일반직(8~9급), 기능직
행정자료 관리	일반직(8~9급), 기능직
관련 시스템 관리 시스템 관리는 해당 기관의 모든 시스템을 전산직이 담당할 수가 있으며, 이런 경우는 기록관 조직 구성원으로 포함되지 않을 수도 있다.	일반직(8~9급), 기능직

기록관리 업무의 경우 기능직 또는 일반직 8급~9급이 담당하고 있으며, 이는 해당 기관에서는 당연하게 여기고 있는 상황이다. 이런 상황에서 기록연구사(6급 상당)가 배치될 경우에는 조직 내에서 위화감이 발생하는 등 많은 어려움이 생길 수 있다. 6급이면 특별지방행정기관에서는 계장 또는 팀장의 역할을 해야 하는 중요한 직급인데, 업무 경험이 전혀 없는 기록연구사가 감당하기에는 어려울 것이다.

특별지방행정기관에서는 일반적으로 9급으로 채용되어 행정실무 경험을 쌓고 6급의 팀장 역할을 담당하는 경우가 많다. 이런 문제로 인하여 특별지방행정기관에 배치되는 기록연구사는 7급 상당으로 대우받게 될 것이라는 말도 있다. 이럴 경우 기록연구관으로의 승진 가능성은 희박할 수 있다. 지자체(시․군․구)에서 7급 대우를 받는 기록연구사의 경우도 승진 가능성은 현재로서는 희박한 것으로 알고 있다.

(2) 기록관 시설 및 예산 현황

특별지방행정기관의 경우 제대로 시설을 갖춘 기록관은 아직까지 많지 않다. 특별지방행정기관 중에서 낡고 비좁은 건물에 입주해있는 경우가 많은데, 이런 상황에서는 기록관 시설을 제대로 갖출 수가 없다. 최근에는 전국적으로 지방합동청사가 구축되어 특별지방행정기관이 입주하는 추세이며, 또한 국가기록원의 기록관리현황평가로 인하여 기록관 시설은 조금씩 개선되고 있다.

지방합동청사에 입주한 특별지방행정기관은 문서고, 창고 등 사무공간 이외의 공간도 규정에 따라서 배정받는 편이다. 정부대구지방합동청사의 경우는 입주 기관의 문서고를 모두 지하 1층에 배정하여 효율적으로 통합관리할 수 있도록 하였다.

시설에 비하여 기록관리 예산은 없는 경우가 많다. 모빌렉 혹은 서가 구입 등의 자산취득 관련 예산은 편성하는 경우가 있으나, 그 외의 예산은 편성되는 경우가 없다. DB구축 혹은 시스템 구축의 예산의 경우도 중앙행정기관에서 편성하여 사업을 추진하고 있다. 이는 기록관리와 관련된 사업을 특별지방행정기관에서는 추진하기 어려운 환경이라고 해석할 수 있다.

(3) 기록관 기록관리 담당자 현황

<표 5>는 기록관리 외에 담당하고 있는 업무가 많은 특별지방행정기관의 최근 3년간의 평균 업무분장이다. 해당 부서의 서무 담당이거나 신규 공무원 기록관리 업무를 겸임하고 있는 경우가 많으며, 평균 근무연수는 기관별로 다양하다. 하지만 일반 행정직이 기록물관리 업무를 담당하는 경우는 3년 이상 근무하는 경우가 드물며, 기능직 혹은 별정직 등의 인력은 장기간 근무하는 경우가 많다.

C기관의 경우 기능직이 지속적으로 업무를 담당하고 있으며, 그로 인하여 담당업무가 다른 기관에 비하여 적다.

<표 5> 기록관 기록관리 담당자 업무분장

구 분	업무분장	평균 근무연수
A 기관	기록물관리, 보안관리 및 비상대비, 직원 복무관리, 공익근무요원 관리, 각종 정보화 관련, 관서운영경비 출납	8개월
B 기관	기록물관리, 기관운영 예산집행, 국유재산, 청사관리, 물품관리, 전산장비 관리 및 영선 업무, 소방․민방위 업무, 정보보안 및 정보화 관련 업무, 온나라 등 시스템 관리, 과 서무	9개월
C 기관	기록물관리, 문서배부 및 수발, 민원접수 및 처리, 민원처리접수대장 관리	2년 5개월
D 기관	기록물관리, 일반회계 자금/지출관리, 세입세출외현금 출납/결산, 개인정보보호, 전산관리, 후생관리, 도서관리, 행정정보공개, 맞춤형 복지제도, 과 서무	1년 8개월
E 기관	기록물관리, 국유재산 및 청사관리, 물품관리 및 차량관리, 일반회계 수입 및 채권총괄, 세입세출외현금 수입/지출, 행정정보공개, 행정자료실 운영, 과 서무	1년 9개월

<표 5>와 비교하기 위하여 특별지방행정기관 외의 기관의 업무분장을 조사하였다.

<표 6> 기록관 기록관리 담당자 업무분장

대상	업무분장	비교
A 자치단체 (충남 소재)	1. 기록물관리 2. 정보공개 3. 관인관리 4. 보안 5. 사무관리 6. 문서배부 7. 지방이양서무	타 지자체의 경우 업무관리시스템 관리 업무를 담당하는 곳도 있음
B 지역교육청 (서울 소재)	1. 기록물관리 및 기록관 운영 2. 정보공개제도 운영 3. 업무관리시스템 관리 4. 문서수발실 관리	지역교육청의 경우 소속기관(해당 지역 학교)이 많아서 기록물관리 업무 비중이 큼
C 공사 (서울 소재)	1. 기록물관리 2. 정보공개 3. 직인관리 4. 업무관리시스템 관리 5. 지출관리 6. 구매 업무	공사(혹은 공단)의 경우 기록관리 업무담당자를 행정직으로 뽑기 때문에 행정업무를 많이 부여

<표 6>에 명시된 기관의 업무분장의 경우도 기록관리 업무 외의 업무를 많이 담당하고 있다. 기록관리 업무만 담당하고 있는 곳은 현재 중앙행정기관, 국가기록원, 광역시도 및 교육청 등의 일부 기관에 불과하며, 규모가 작은 공공기관의 경우는 대부분 기록관리 업무 외에 다양한 업무를 겸임으로 하고 있다. 따라서 특별지방행정기관에서 기록관리 업무를 담당하게 될 경우에는 이러한 사정을 숙지하고 있는 편이 좋다.

경우에 따라서는 기록관리 업무 외에 다른 업무를 많이 담당할 수도 있다. 그럴 경우 근무하면서 조금씩 업무조정을 건의하거나 기록관리 업무 관련 사업을 진행하는 등의 방법으로 업무분장을 조정하는 것이 바람직하다. 해당 기관에 배치되자마자 업무분장 재조정을 요구하는 방법은 자칫하면 조직문화를 저해하는 행동으로 보일 수 있어서 신중하게 선택하는 것이 좋다.

(4) 국가기록원의 특별지방행정기관의 기록관리현황평가 현황

<표 7>은 국가기록원의 기록관리현황평가 결과를 정리한 것이다. 특지방행정기관의 경우 항상 다른 유형의 기관보다 평가점수가 낮다. 기록물관리전문요원의 미채용으로 인하여 여러 가지 평가지표의 점수가 낮게 나온 탓도 있으나, 전반적으로 특별지방행정기관의 기록관리 현황은 낙후되었다고 단정해도 될 정도의 평가점수이다. 해당 기관에 배치될 예정인 기록연구사들은 기록관리현황평가와 관련된 준비도 당장 시작해야 할 것이다.

기록관리현황평가 결과가 국무회의에 보고되고 있으며, 이로 인해 국무회의에 참석하는 기관장의 경우는 평가점수의 고저에 민감하게 반응할 수 있다.

<표 7> 기록관리현황평가 결과

구 분	전 체	중앙 행정기관	시·도 교육청	특별지방 행정기관	교육 지원청	직접관리 공공기관
2012	76.3(+2.1)	88.4(+4.9)	83.9(-3.9)	61.1(+1.0)	68.2(+7.2)	80.0(+1.5)
2011	74.2(+6.4)	83.5(+2.7)	87.8(+0.1)	60.1(+7.1)	61.0(-2.2)	78.5(+24.1)
2010	67.8(-3.1)	80.8(+1.3)	87.7(+2.6)	53.0(-2.1)	63.2(-0.5)	54.4
2009	70.9	79.5	85.1	55.1	63.7	-

3. 특별지방행정기관의 기록관리 문제 및 개선방향

3-1. 기록연구사 채용 문제

특별지방행정기관이 가장 시급히 해결해야 하는 기록관리 문제는 바로 기록물관리전문요원을 채용하는 것이다. 비록 2013년부터 기록연구사가 채용될 예정이나, 공공기록물관리법에 의한 의무배치 기한을 이미 초과한 상태다. 심지어 법률 개정을 통하여 특별지방행정기관의 전문요원 배치 기한을 2008년말에서 2010년말까지 연장하였으나, 2013년에야 이르러서야 기록연구사 배치가 진행되고 있는 상황이다.

「공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행령(1999.12.7, 신규제정, 대통령령 제16609호)」에서는 2006년말까지 전문요원 배치를 요구하고 있으며,「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령(2007.4.4, 전면개정, 대통령령 제19985호)」에서는 2010년말까지 전문요원 배치를 요구하고 있다.

2013년부터 3년간 단계별로 기록연구사를 채용하기로 결정한 것도 특별지방행정기관에서 기록물 폐기가 불가능해지자 어쩔 수 없이 수동적으로 채용하는 분위기가 강하다. <표 8>을 보면 특정 기관에 기록연구사 채용이 몰려있는 것을 알 수 있다. 이는 기록물 폐기가 가장 시급한 기관을 대상으로 우선 배치한 것이다. 또한 예정대로라면 2015년에 70여명에 가까운 기록연구사를 배치해야 하는데, 그것이 불가능하다는 소문도 들리는 상황이다.

기록연구사의 배치는 특별행정기관의 기록물 소장량 및 폐기량을 기준으로 가장 시급한 기관을 먼저 선정한 것으로 알고 있다.

2015년까지 특별행정기관 전원 배치는 어려우며, 이번 정권이 끝날 때까지 단계적으로 배치하겠다는 소문이 들린다. 이로 인하여 2013년~2014년에 기록연구사 배치를 못 받았거나 적게 받은 기관의 불만은 증폭되고 있는 상황이다.

<표 8> 기록연구사 채용 예정 기관(2013년~2014년)

대상	배치인원	2013년	2014년 2014년도 채용 인원은 해당 기관의 기록물관리 담당자와 유선으로 통화하여 확인한 내역이며 공식적으로 확정된 사항은 아님.
국가보훈처	5명	-	1명
미래창조과학부	9명	7명	-
고용노동부	7명	3명	3명
법무부	4명	2명	2명
국세청	6명	5명	1명
경찰청	16명	8명	8명
검찰청	23명	5명	9명
국토교통부	19명	-	-
환경부	8명	-	-
해양경찰청	4명	-	2명
식품의약품안전처	6명	-	-
관세청	6명	-	-
병무청	11명	-	1명
합계	124명	30명	27명

이번에 기록연구사를 채용하는 방식에 대해서도 문제점을 지적할 수 있다. <그림 1>에서 볼 수 있듯이 2013년도 특별지방행정기관의 기록연구사 배치는 국가기록원에서 채용하여 각 기관으로 배치해주는 방식으로 진행한다.

<그림 1> 2013년도 특별지방행정기관 기록연구사 채용 단계

해당 기관 채용방법 협의		국가기록원에서 해당 기관 인사담당 부서와 협의하여 채용방법 결정
□
채용시험 공고		국가기록원 홈페이지와 사이버국가고시센터에 선발인원, 시험방법, 시험일정 등 공지
□
필기시험 실시		2013.10.5. 필기시험 실시 360여명 지원자 중에서 300여명 시험 응시
□
면접시험 실시		2013.11.30. 면접시험 실시 45명의 필기시험 합격자 대상으로 면접
□
최종합격자 발표		2013.12.13. 최종합격자 발표 30명의 최종합격자 발표
□
해당 기관 배치		부처요구, 최종합격자의 희망․경력․성적 등을 종합적으로 고려하여 배치

중앙행정기관에서 연구직을 채용할 때 필기시험 및 면접시험을 보는 경우는 거의 없다. 대량의 인원을 뽑는 경우가 아니면 필기시험보다는 서류전형과 면접시험으로 선발하고 있다. 필기시험을 보는가, 서류전형으로만 선발하는가에 대해서는 기록학계 내에서도 찬반의견으로 나뉠 것이라고 생각한다. 기록관리 실무경력이 많으나 필기시험 준비가 미흡한 기록인도 있고, 실무경력은 없으나 필기시험 준비를 열심히 해온 기록인도 있을 거라고 생각한다.

필자가 생각하는 문제점은 해당 기관에 적합한 인재를 뽑는 기회를 쉽게 국가기록원으로 일임한 것이다. 기록연구사는 해당 기관에 1명이 배치되어 은퇴할 때까지 기록관리를 담당해야 한다. 따라서 채용할 때는 전문적인 지식, 경력, 해당 기관과의 상성(친화력) 등의 종합적인 부분을 신중히 판단해야 한다. 그렇지 않은 경우 잦은 이직 혹은 근무태만 등의 문제가 발생한 가능성이 높다.

2005년도에도 국가기록원에서 중앙행정기관 기록연구사를 채용하여 중앙행정기관에 배치한 적이 있다. 당시에는 기록연구사를 뽑는 게 처음이었기 때문에 전문성을 판단할 수 있는 국가기록원의 일괄채용이 타당하였을 것이다. 하지만 현재는 이미 많은 기관에서 기록연구사를 채용하였기 때문에 그 경험을 참고하여 해당 기관에 적합한 인재를 선발할 수가 있다. 특히 해당 기관(본부 혹은 본청)의 기록연구사와 논의 없이 일방적으로 국가기록원에 특별지방행정기관의 기록연구사 채용을 일임한 인사담당 부서의 결정은 문제가 있다. 또한 국가기록원에서 먼저 해당 기관에 일괄채용을 제안한 것도 문제이다. 행정적 편의를 위한 제안과 선택일 수도 있으나, 어떻게 보면 옥석을 가려 인재를 선발할 수 있는 기회를 버린 제안과 선택일 수도 있기 때문이다. 30명의 최종합격자가 결정되면 부처 요구에 따라서 인력 배치를 할 수 있다고 공지는 되어 있으나, 필기시험 응시자 300명 중에서 선발하는 것과 최종합격자 30명 중에서 선발하는 것 중에서 어느 것이 더 기관에 필요한 인재를 선택할 수 있을지는 한번쯤 고민해봐야 할 것이다.

특히 이번 필기시험은 난이도가 평이한 수준이었다는 평이 있는데, 문제 1,2개로 기록관리 전문적 지식을 판단할 수는 없다고 생각한다. 아직 결과가 발표되지 않았기 때문에 단언할 수는 없지만, 국가기록원에서 필기시험을 통해 응시자의 전문성을 평가하려고 했다면 그와는 다른 결과가 발생하지 않을까 우려가 된다.

특별지방행정기관의 기록연구사 채용에 대하여 주변에서 가지고 있는 기대와 환상도 우려가 되는 부분이다. 이번 기록연구사 채용 시험에 지자체 혹은 교육청의 기록연구사도 일부 지원했다는 소식을 들었다. 다양한 개인적인 사정이 있겠지만, 현 근무지에서의 열악한 기록관리 환경이 힘들어서 다른 곳으로 옮기고 싶다는 이유로 응시한 자도 있을 것이다. 만약 그들이 합격하게 되어 근무지를 옮기게 되면 기존의 기관에서 새로 인력을 채용해야 하는 상황이 발생하게 되는데, 과연 그곳에서 기록연구사를 제대로 채용할지 걱정이 된다. 과거 이런 경우가 발생하였을 때 기록연구사가 아닌 계약직으로 기록물관리전문요원을 채용하거나 혹은 몇 달간 공석으로 기록관리 업무를 방치해버린 기관의 사례가 앞으로 만연하지는 않을까 하는 걱정이다. 또한 특별지방행정기관의 기록관리 환경에 대해서 장밋빛 환상을 가지고 응시한 사람들은 본고에서 열거한 것처럼 교육청 혹은 지자체보다 환경이 좋다고 말할 수 없는 현실을 인지할 필요가 있다.

기록인 커뮤니티에서 기록연구사가 다른 기관으로 옮기려는 선택을 비난하는 글을 자주 볼 수가 있는데, 이번 특별지방행정기관에서 기록연구사를 채용한 후에도 그러한 상황이 발생할까봐 우려가 된다. 기록연구사가 옮긴 다음에 해당 기관에서 계약직으로 전문요원을 뽑거나 미채용하는 것은 그 기관 자체에서 기록관리에 대한 인식이 낮기 때문에 발생하는 문제이다. 그러한 문제를 지적하고 개선을 요구하고 것이 문제를 해결하는 방향이 아닐까 생각한다.

3-2. 특별지방행정기관 기록관 체계

특별지방행정기관의 기록관은 어느 정도까지 발전할 수 있을까? 올해 말 기록연구사가 배치된 후 앞으로의 발전 가능성을 어느 수준까지 기대할 수 있을까? 필자는 특별지방행정기관의 기록관은 독립적인 기록관리를 수행하는 기관(인력, 예산, 시설을 갖춘)으로서 발전하기는 어렵다고 생각한다. 그 이유는 다음과 같다.

필자 개인만 생각하고 있는 것인지 확인하기 위하여 특별지방행정기관을 소속기관으로 두고 있는 중앙행정기관 기록연구사에게 설문조사를 실시하였다. 2013년 10월 20일 현재 13개 기관(국가보훈처 제외) 중에서 5개 기관만 설문조사에 응답하였지만, 응답한 기관은 모두 특별지방행정기관의 기록관 발전 가능성에 대하여 필자와 유사한 생각을 가지고 있다는 것을 확인하였다.

첫째, 일단은 특별지방행정기관 자체가 가지고 있는 한계성 때문이다. 특별지방행정기관은 중앙행정기관의 업무를 분담하여 수행하는 것을 목표로 설립된 기관이다. 독자적으로 정책을 수립하여 추진하는 기관이 아니다 보니 상급기관인 중앙행정기관에 의존하는 수동적인 성향을 가지고 있다. 기록관의 경우도 상급기관 기록관에서 수립한 연도별 업무계획 및 중장기 업무계획 등을 근거하여 업무를 추진하고 있다. 중앙행정기관 기록관과의 유기적인 연계를 통해 상호보완적 역할을 기대할 수는 있겠지만, 독자적인 기록관으로의 발전은 불가능하다.

기록관과의 유기적인 연계를 통하여 중앙행정기관과 특별지방행정기관이 소장하고 있는 모든 기록물을 통합하여 관리하고 이용할 수 있는 체계를 구축할 수는 있겠지만, 어디까지나 중앙행정기관의 기록관이 주가 되고 특별지방행정기관은 보조적인 역할을 할 수밖에 없을 것이다.

둘째, 기관 내 인식 및 업무환경이 특별지방행정기관의 기록관 발전에 저해요소가 된다. 독립적인 업무가 아니라 서무 업무 중의 일부라는 생각, 기능직 혹은 하위직(8~9급)이 담당하는 업무라는 내부 인식을 깨는 것은 어려운 과제이다. 기록관리 업무 외에 많은 업무를 담당해야 하는 환경도 단기간에는 바꾸기 어려울 것이고, 장기적으로 보면 연구관 승진이 어려운 환경도 기록관리 정책을 수립하고 환경을 개선하는데 걸림돌이 될 것이다. 이러한 문제점은 특별지방행정기관이 외의 공공기관 기록관이 공통적으로 직면하고 있으며, 단기간에 쉽게 해결할 수 있는 문제가 아니라는 것을 주지의 사실이다.

셋째, 공공기록물관리법에서 기록관의 발전 가능성에 한계를 두고 있다. 현재는 특별한 경우를 제외하고는「1인 1기록관(기록물관리전문요원 1명이 채용된 기록관)」체계가 일반적인 기록관 체계이다. 어떻게 보면 현재 공공기록물관리법에서의 기록관 발전 가능성은 기록물관리전문요원 배치를 최우선적인 목표로 하고 있다고 볼 수 있다. 사실 현재 기록관 설치 대상 공공기관에 기록물관리전문요원을 미배치한 곳이 과반수가 넘으며, 이미 배치한 곳도 상당수가 계약직으로 채용된 형태가 많다. 기록물관리전문요원의 배치가 가장 우선적으로 해결해야 하는 과제인 것은 분명하다. 하지만 이미 기록물관리전문요원이 배치가 되어 업무를 수행하는 기록관은 또 다른 난관에 봉착하고 있다. 중앙행정기관 기록관은 기록연구사가 배치된 지 8년이 넘었지만 아직까지도 법률에 규정된 기본적인 기록관리 업무를 수행하기에도 버거워하는 것이 현실이다. 이는 기록연구사가 곧 배치될 특별지방행정기관도  똑같이 겪게 될 문제이다. 아직까지는 시기상조이기는 하지만 특별지방행정기관의 기록관리 자원을 본부 기록관으로 집중하는 방식의 통합기록관 체계를 구축하는 방안도 고민할 필요가 있을 것이다.

각주 1 참고

안병우․이상민․심성보․남경호․김진성․오동석․정태영,「한국 공공기록관리의 쟁점과 전망 - 2013년 기록관리체제를 위하여」,『기록학연구』제34호, 한국기록학회, 2012, 14-17쪽

4. 맺음말

위에도 언급하였듯이 2013년부터 특별지방행정기관 기록관은 기록연구사가 배치되어 제대로 된 기록관리 업무를 추진하는 첫발을 내딛게 된다. 본고에서는 많은 문제점을 지적하였지만 분명히 특별지방행정기관은 현재 기록관리 수준보다는 한 단계 높은 수준으로 도약할 수 있을 것이다.

그리고 해당 기관에 배치될 기록연구사들에게 당부해주고 싶은 말은 중앙행정기관 기록관과 유기적인 연계를 통해서 기록관리 업무를 추진하는 것이 절대적으로 필요하다는 것이다. 기록관리에 대한 중요성을 공감하지 못하는 특별지방행정기관의 분위기 속에서 최대한 기록관 및 기록연구사의 존재를 부각시키기 위해서는 기록관리와 관련된 다양한 사업을 추진하는 것이 효과적이다. 사업추진을 위한 계획 수립, 인력 및 예산의 획득, 기관 내 기록관리 중요성 공감대 조성 등 모든 과제에 강력한 조력자 역할을 해줄 수 있는 것은 상급기관의 기록관이다.

특별지방행정기관 기록관에 배치될 기록연구사들의 건투를 빈다.